Документы по личному составу в архиве. Документы по личному составу: виды, состав, хранение

Чтобы определить срок хранения того или иного кадрового документа, нужно обратиться к Перечню, утвержденному приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Не обязательно составлять номенклатуру дел, но желательно в крупных организациях. До сдачи документов на архивное хранение нужно провести экспертизу ценности документов.

Как определить срок хранения того или иного кадрового документа?– Нужно обратиться к Перечню, утвержденному приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Обязательно ли составлять номенклатуру дел? – Не обязательно, но желательно в крупных организациях.

Что нужно сделать до сдачи документов на архивное хранение? – Провести экспертизу ценности документов.

Обратите внимание: с введением приказа изменились сроки хранения отдельных видов документов. В частности, табели учета рабочего времени раньше надо было хранить один год, а теперь этот срок увеличен до пяти лет. Кроме того, продлен срок хранения трудовых книжек, которые работники не востребовали после увольнения (с 50 до 75 лет). В таблице на стр. 60 вы увидите перечень сроков хранения документов, наиболее часто встречающихся в практике кадровых служб. Приведенные сроки хранения исчисляются с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства документов.

Для чего нужна номенклатура дел?

Совет
Чтобы систематизировать весь объем документов и облегчить их архивирование, храните разные документы отдельно. Заведите отдельные журналы для учета приказов, трудовых договоров, дополнительных соглашений к трудовому договору, бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, выдаче справок и т. д.

Чтобы организовать правильное текущее и архивное хранение документов, прежде всего нужно позаботиться об их логической группировке. Работу с документами существенно облегчит номенклатура дел – систематизированный перечень документов с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел с точки зрения закона не является обязательной, но ее важность трудно переоценить. Она позволит упорядочить документы в соответствии со спецификой деятельности организации: сгруппировать бумаги по видам (например, приказы, распоряжения и т. д.) и срокам хранения, в зависимости от того, в каком подразделении они образуются. Особенно пригодится номенклатура в крупной компании с большим и сложным документооборотом.

Порядок создания и ведения номенклатуры дел не регламентирован законодательством, но давно сложился на практике. Номенклатура представляет собой сводную таблицу, в графах которой указывают индекс (номер) дела, его заголовок и срок хранения.

Основой для номенклатуры служит штатное расписание организации, поскольку все дела распределяются по подразделениям компании, в которых они формируются и ведутся. Массив документов кадровой службы представляет собой один из разделов общей номенклатуры дел (образец на стр. 63).

Документы в тему

Документ

Поможет вам

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 Определить сроки хранения документовГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации, Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» Правильно оформить документы, которые подлежат архивному хранению
Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ«Об архивном деле в Российской Федерации» Определить порядок хранения документов

Сроки хранения кадровых документов

Наименование документа

Срок хранения документа

Личные дела руководителей организации, членов руководящих, исполнительных контрольных органов организации; членов (депутатов) представительных органов РФ, субъектов РФ, органов местного самоуправления; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени и звания ПостоянноЛичные карточки работников (форма № Т-2), в том числе временных работников 75 летТрудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел 75 летПриказы о приеме, перемещении (переводе), увольнении работников, а также книги, журналы их учета 75 летДокументы (заявление работника о согласии на обработку персональных данных, сведения, уведомления) о субъекте персональных данных 75 летЛичные дела (заявления, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и т. д.) 75 летПодлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) До востребования (невостребованные – 75 лет)Приказы командирования, а также журнал учета командировок 5 летТабели учета рабочего времени 5 лет (при тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 75 лет)Приказы на отпуск, а также журнал учета отпусков 3 годаЛокальные акты о персональных данных работников Постоянно (по месту разработки и утверждения);
3 года (в других организациях)Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним 3 годаПисьма работников в другие организации 3 годаГрафики предоставления отпусков 1 год

Проводим экспертизу ценности документов

Прежде чем передать документы на хранение, нужно провести экспертизу их ценности, то есть изучить и распределить по срокам хранения в зависимости от важности информации, которая в них содержится. Кроме того, решить вопрос о целесообразности хранения тех или иных бумаг, ведь в деятельности организации образуется множество малоценных документов, которые не нуждаются в длительном хранении и подлежат уничтожению.

Экспертизу ценности документов должна проводить специально созданная в организации комиссия, действующая на постоянной основе. Состав, численность, функции и права этой комиссии определяются локальным нормативным актом, который утверждает руководитель организации. Как правило, в состав комиссии включаются высококвалифицированные специалисты, имеющие большой опыт работы и хорошо знающие специфику деятельности организации. А также сотрудники, непосредственно работающие с документами (например, заведующий канцелярией, секретарь, делопроизводитель, заведующий архивом организации). В экспертную комиссию также входит представитель бухгалтерии (главный бухгалтер или бухгалтер).

Отбор документов для хранения производится на основании Перечня, утвержденного Приказом № 558.

Совет
Оформляйте номенклатуру дел в организациях численностью более 50 человек, это позволит вовремя составлять необходимые документы и содержать в порядке весь объем кадровых бумаг.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел:

• постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;
• кратковременного хранения (менее 10 лет).

Кадровая документация, подлежащая постоянному и временному (свыше 10 лет) хранению, в обязательном порядке сдается в архив. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передаче в центральный архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в архиве организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке с составлением акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Ряд документов не подлежит хранению и уничтожается на основании соответствующего акта в конце текущего года по результатам экспертизы ценности документов. Это могут быть, например, приказы, разработанные в организации, не указанные в Перечне. Порядок уничтожения документов содержится в ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Документацию, срок хранения которой не превышает пять лет, организация может уничтожить самостоятельно, на основании решения внутренней экспертной комиссии.

Документы, выделенные для хранения, оформляются в дела. Желательно чтобы документы были оформлены в соответствии с правилами, установленными ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

На каждое дело по личному составу составляется опись. После этого кадровые документы передаются в архив организации на хранение**. В крупных организациях рекомендуем создать электронный архив для удобного использования архивной документации.

Исправляем ошибку

Ошибка

Если работник при увольнении не забрал из организации свою трудовую книжку, она направляется сотруднику по адресу, зафиксированному в личной карточке, без его согласия на это.

Как правильно

Трудовые книжки должны храниться в организации до востребования, а невостребованные книжки хранятся 75 лет (п. 664 Перечня, утвержденного Приказом № 558). Невостребованную трудовую книжку можно направить работнику по почте, но только после получения его письменного согласия на это (ст. 841 ТК РФ).

Что будет, если…

Существует риск, что трудовая книжка затеряется во время почтовой пересылки, и работник предъявит претензии работодателю или обратится с жалобой в Гострудинспекцию. Если у кадровика нет документально подтвержденного согласия сотрудника на отправку трудовой книжки почтой, это может быть расценено как нарушение статьи 841 Трудового кодекса. Работодателю в данном случае грозит штраф за нарушение трудового законодательства в соответствии со статьей 5.27 Кодекса об административных правонарушениях (для должностного лица от 1000 до 5000 руб., для организации от 30 000 до 50 000 руб.). Кроме того, возможен судебный спор с работником о компенсации за задержку выдачи трудовой книжки.

Запомните главное

Отмечают эксперты, которые приняли участие в подготовке материала:

Зульфия ЮПАШЕВСКАЯ,
заместитель директора Департамента транзакционных услуг (расчет заработной платы и кадровое делопроизводство), аутсорсинговое подразделение группы BDO в России:

– Номенклатура дел – необязательный документ. Однако в крупных организациях желательно ее оформление, поскольку это позволит систематизировать документы, образующиеся в процессе деятельности организации с учетом их специфики.

Павел ЖЕРДОВ,
руководитель отдела доставки и обработки документации, аутсорсинговое подразделение группы BDO в России:

– Архивирование кадровых документов производится в конце календарного года. Для этого необходимо провести экспертизу ценности документов. Документы, выделенные для уничтожения, хранению не подлежат.

Алена ЛАЧУГИНА,
документовед Муниципального образовательного учреждения дополнительного образования детей «Станция юных техников» (г. Бийск):

– Экспертизу ценности документов проводит специальная комиссия, постоянно действующая в организации на основании локального нормативного акта, утвержденного руководителем организации.

* Приказ Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

** Имеется в виду типовой или ведомственный перечень.

*** Архивирование ведется в порядке, установленном Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Е. В. Алексеева, к. и. н., доц. РГГУ

• Законодательные и нормативные правовые акты, регламентирующие создание архивов документов по личному составу и работу с документами по личному составу в РФ
• Правовые основы доступа к документам по личному составу
• Исполнение запросов социально-правового характера

Разнообразные по видам, формам и назначению документы, возникшие в процессе государственного управления, производственных отношений, фиксации и передачи научного знания, культуры, искусства, межличностного общения – являются результатом общественного развития и общественного сознания.

Любой документ, вне зависимости от цели его создания, места и времени возникновения, авторства, содержит информацию, которая может быть востребована через некий временной период. Особое место среди архивных документов занимают документы по личному составу, которые отражают трудовые отношения работника с работодателем . За этой формулировкой закона скрывается комплекс документов, чрезвычайно важный для каждого человека. Именно на основании информации, зафиксированной в документах по личному составу, возможно, в случае необходимости, подтвердить свой трудовой стаж, заработную плату, иные социальные льготы, полагающиеся гражданину по законодательству РФ.

Однако для того, чтобы информация, зафиксированная в документах по личному составу, имела юридическую силу, должны быть выполнены, как минимум, три условия: создание и сохранение этих документов в организациях разных форм собственности и, в случае ликвидации организации без правопреемника, передача их на государственное или муниципальное хранение. Алгоритм действий прописан в п.п.8, 10 ст. 23 ФЗ-125 «Об архивном деле в Российской Федерации»: «При ликвидации государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций включенные в состав Архивного Фонда Российской Федерации документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии поступают на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив.

При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного Фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе, ликвидируемой в результате банкротства». Важно отметить, что в соответствии с Федеральным законом «О несостоятельности (банкротстве)» в редакции, действующей с 5 марта 2012 г., в ст. 129 сказано, что «конкурсный управляющий обязан… передавать на хранение документы должника, подлежащие обязательному хранению в соответствии с федеральными законами. Порядок и условия передачи документов должника на хранение устанавливаются федеральными законами и иными нормативными актами Российской Федерации».

Что следует понимать под определением «иные нормативные правовые акты РФ», регламентирующие передачу на государственное хранение документов по личному составу?

Прежде всего, речь идет о двух Распоряжениях Правительства Российской Федерации, принятых в первой половине 1990-х годов. Необходимость государственного регулирования вопросов обеспечения сохранности документов по личному составу в начале 1990-х гг. стояла чрезвычайно остро и была связана с ликвидацией после распада СССР органов управления и иных учреждений и предприятий союзного и республиканского подчинения, а также с созданием значительного числа негосударственных организаций во всех отраслях экономики и общественной жизни и не всегда соблюдавших нормативные требования по документационному оформлению трудовых отношений с сотрудниками, и, как следствие, лишавшие их возможности в дальнейшем документально подтвердить трудовой стаж и т. д. Это грозило серьезными социальными последствиями.

Итак, для обеспечения социальной и правовой защиты граждан Распоряжение Правительства РФ от 23.04.92 № 781-р обязывало в целях предотвращения утраты документов по личному составу, а также улучшения их сохранности и использования:

«1. Установить, что ликвидируемые предприятия, организации… и иные организационные структуры, независимо от формы собственности, передаются на хранение правопреемником или при его отсутствии вышестоящему по подчиненности органу документы по личному составу…».

Кроме того, данное Распоряжение возлагало на государственную архивную службу РФ обязанности по обеспечению сохранности документов по личному составу ликвидированных организаций всех форм собственности, не имевших правопреемника или вышестоящего по подчиненности органа. В организационном плане было рекомендовано органом исполнительной власти в необходимых случаях создавать архивы для хранения и использования документов по личному составу.

Не менее значимым было и остается Распоряжение Правительства Российской Федерации от 21.03.1994 № 358-р, в котором относительно сохранности документов по личному составу «высвобождаемых работников в результате образования, реорганизации и ликвидации юридических лиц было рекомендовано:

«1. Учредителям вновь образующихся юридических лиц, являющихся юридическими и некоммерческими организациями, включать в свои учредительные документы положения, касающиеся учета и сохранности документов по личному составу, а также своевременной передаче их на государственное хранение в установленном порядке при реорганизации или ликвидации юридического лица.

2. Федеральным органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации осуществлять государственную регистрацию учредительных документов на приобретение прав юридического лица при наличии в них положений, предусмотренных в пункте 1 настоящего распоряжения…»

Таким образом, был оформлен правовой механизм, устанавливающий ответственность организации за создание и сохранность документов по личному составу и обязательства государства принять на долговременное (а отдельные комплексы и на постоянное) хранение эти социально значимые материалы.

Важно напомнить, что архивы (прежде всего государственные и муниципальные, а также архивы организаций) являются атрибутом государственности, ее правовым гарантом. Они несут обязательства перед государством и гражданином в документальном подтверждении их юридических прав и социальных гарантий. Во исполнение Распоряжений Правительства в большинстве субъектов РФ были созданы специализированные архивы документов по личному составу. В остальных субъектах документы по личному составу могут храниться в государственном архиве, либо в органе управления архивным делом, совмещающем функции управления архивным делом и хранение документов. Важную роль в сохранении документов по личному составу ликвидированных организаций, в том числе и в результате банкротства, играют муниципальные архивы.

Какие же виды материалов можно отнести к категории документов по личному составу? Обратимся за помощью к ныне действующему нормативному документу – «Перечню типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (М. 2010, зарегистрирован Минюстом России 8 сентября 2010 г. Рег. № 18380).

Перечень включает только типовые управленческие документы, образующиеся в процессе деятельности организаций всех форм собственности. В первую очередь нас будут интересовать разделы, содержащие документы по организации, нормированию, тарификации, оплате и охране труда (Раздел № 7), а также документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении (Раздел № 8). Кроме того, следует привлечь документы из раздела № 4 «Учет и отчетность», связанные с оплатой труда и другими выплатами сотрудникам.

Нормативные сроки хранения документов по личному составу учитываются при составлении в каждой организации ведомственных (локальных) нормативных актов: инструкций, правил, положений, в которых изложен порядок составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, составления научно-справочного аппарата, подготовки дел к архивному хранению. Подготовка документов по личному составу к длительному хранению начинается на стадии составления сводной номенклатуры дел организации и формирования дел в делопроизводстве.

Основными нормативными документами, в которых установлены общие требования по этим вопросам, являются «Основные правила работы архивов организаций», одобренные решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. и «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», утвержденные постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 г. № 477.

Ключевым является вопрос доступа пользователей к документам по личному составу в государственных и муниципальных архивах РФ и организации пользования ими. Документы по личному составу, по сути, являются источниками массового происхождения, и их информация (в обезличенном виде), в соответствии с нормами действующего законодательства РФ) могла бы стать основой для уникальных исследований в области социологии, демографии, генеалогии и многих других научных направлений, таким образом, выходя за рамки исполнения только социально-правовых запросов тех граждан, информация о которых зафиксирована в документации, поступившей на хранение в архивы. Поскольку часть дел и документов по личному составу содержат данные о личной и семейной жизни гражданина, сведения, создающие угрозу для его безопасности, их следует использовать чрезвычайно тактично, с соблюдением действующих законодательных норм.

Помощь архивам и пользователям архивной информацией по соблюдению всех требований относительно использования документов по личному составу могут оказать Методические рекомендации, подготовленные ВНИИДАД в 2009 г.- «Обеспечение доступа пользователей к документам государственных и муниципальных архивов Российской Федерации и организация пользования ими», базирующиеся на нормах российского архивного и смежного законодательств.

Обратимся к подразделу 1.2.3. Методических рекомендаций, в котором перечислены как права и обязанности государственных и муниципальных архивов, так и пользователей (юридических и физических лиц) по обеспечению доступа и организации использования документов по личному составу. В соответствии с п. 3ст. 25 ФЗ-125 «Об архивном деле в Российской Федерации» архив в течении 75 лет со дня создания документа ограничивает доступ пользователей к архивным делам и документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, создающим угрозу для его безопасности. После окончания этого периода ограничения на доступ снимаются. Исключением являются дела и документы личного происхождения, переданные в архив на особых условиях доступа к ним. Собственник имеет право установить свои сроки ограничения и условия доступа.

Архив предоставляет дела и документы без ограничений самому гражданину – субъекту информации или доверенному лицу гражданина (при предъявлении документов, удостоверяющих личность и доверенности, оформленной в установленном законом порядке), если это не противоречит законодательству РФ (например, законам «О государственной тайне», «Об оперативно-розыскной деятельности» и др.).

После смерти гражданина правом на доступ к архивным делам и документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне, его частной жизни обладают наследники (доверенные лица наследников), если это не противоречит законодательству РФ. Архив взаимодействует с наследниками при наличии свидетельства о смерти гражданина и документов, подтверждающих их право на наследство. Для других категорий пользователей необходимо письменное нотариально заверенное разрешение гражданина (его наследника или доверенного лица), которое может быть запрошено организацией, направившей пользователя в архив, пользователем, если он – частное лицо, или архивом по просьбе пользователя. Архиву следует выдавать пользователю только те дела и документы, которые будут указаны в разрешении.

Архив предоставляет до окончания 75 лет со дня создания документа архивные дела и документы, содержащие сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни по мотивированному письменному обращению сотрудникам организаций-фондообразователей и их преемников, органов государственной власти, органов местного самоуправления, судов, органов прокуратуры, органов предварительного следствия и дознания в пределах исполнения ими своих служебных обязанностей.

Архив без согласования с гражданином (его наследниками) обеспечивает доступ пользователей к делам, содержащим основные биографические данные лица: сведения о дате и месте его рождения, смерти, образовании, служебных должностях (если это не противоречит федеральному законодательству, например, законам «О государственной тайне», «Об оперативно-розыскной деятельности» и др.), почетных ученых званиях, наградах, выборных должностях, об опубликованных результатах творческой и научной деятельности гражданина.

Архив обеспечивает доступ пользователя только к тем документам или информации, которые относятся к лицу, в отношении которого было получено разрешение о доступе. Если в деле находятся документы, содержащие конфиденциальные сведения о нескольких лицах, то такие дела на руки пользователям не выдаются. Интересующая пользователя информация может быть выдана ему в виде архивной справки или копий документов с изъятыми из них конфиденциальными сведениями о других лицах. Разрешение на доступ выдается руководителем государственного архива или лицом, обладающим соответствующими полномочиями в письменном виде.

Одной из основных форм использования архивных документов, находящихся в государственных и муниципальных архивах, является исполнение запросов граждан в целях обеспечения их прав и законных интересов. Заявителям предоставляются оформленные в установленном порядке архивные справки, выписки или копии архивных документов, связанных с социальной защитой, предусматривающей пенсионное обеспечение граждан, а также реализацию их прав на получение льгот и гарантий в соответствии с действующим российским законодательством.

Значительное количество часто встречающихся, однотипных запросов граждан дает возможность работникам государственных и муниципальных архивов при их исполнении использовать шаблоны бланков, в которые вносятся лишь необходимые персональные данные. Такая унификация способствует оперативному исполнению запросов граждан. Существенную помощь в этой работе призваны сыграть подготовленные в 2011 году Методические рекомендации по исполнению запросов социально-правового характера (СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД № 250 от 20.03.2012 г.). Методические рекомендации освещают правовые, организационные, методические вопросы работы по исполнению запросов социально-правового характера. Подробно характеризуются запросы социально-правового характера в соответствии с их тематикой, в том числе о гражданском состоянии, об образовании, о трудовой деятельности, о трудовом стаже, о льготном трудовом стаже, о заработной плате, о несчастном случае на производстве, о военной службе, об участии в Великой Отечественной войне 1941–1945 гг., о пребывании в плену и на принудительных работах в Германии и оккупированных странах в годы Великой Отечественной войны 1941–1945 гг., о партизанском движении в годы Великой Отечественной войны 1941–1945 гг., о награждении, об опекунстве, попечительстве, пребывании в детских учреждениях интернатного типа; об имущественных правах; об уголовно-процессуальных действиях, о репрессиях.

В Методических рекомендациях составители (И. В. Волкова, И. А. Дегтярева, З. П. Иноземцева и др.) привели примеры оформления архивных справок по наиболее сложным и часто встречающимся запросам граждан. Очерчен примерный круг архивных документов, информация которых позволит исполнить определенные виды запросов. Так, например, при исполнении запроса о страховом стаже работы (важном для начисления пенсии) архивная справка может быть составлена на основании таких документов, как:

– приказы (распоряжения) о приеме на работу, увольнении с работы, переводе на другую должность, предоставлении отпуска, о командировках;
– письменные трудовые договоры и соглашения с отметками об их выполнении и производимых отчислениях страховых взносов;
– акты о приеме работ, выполненных по трудовому договору (контракту);
– личные карточки формы Т-2;
– табели учета рабочего времени и расчета оплаты труда,
– другие документы, относящиеся к первичной учетной документации.

Таким образом, положения Методических рекомендаций могут быть чрезвычайно полезны для граждан, оказавшихся перед необходимостью получения различной информации социально-правового характера о себе, своих родственниках, т. к. документ позволяет понять принципы ведения архивного поиска, увеличивает адресность и точность обращений в соответствующие учреждения, помогает понять взаимосвязь искомой информации и наличия документа в архиве.

По объективным причинам не все запросы социально-правового характера исполняются государственными и муниципальными архивами с положительным результатом из-за отсутствия на хранении документов с соответствующей информацией.

В соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в РФ» в течение 75 лет с момента создания документы по личному составу, записи нотариальных действий, похозяйственные книги и документы, касающиеся приватизации жилищного фонда хранятся в архивах организаций, после чего подвергаются экспертизе (ст.22, п.4). В связи с длительностью сроков временного хранения документов АФ РФ до их передачи на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы, а также для других архивных документов чрезвычайно важно обеспечение сохранности в организациях (архивах организаций).

Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» п. 3ст. 3.

Сдача документов на хранение в государственный архив при ликвидации негосударственных организаций, а так же в результате банкротства, является основной деятельностью нашей компании. Большой опыт работы архивистов нашей компании, в том числе благодаря налаженным контактам в ведомственных и муниципальных архивах, позволяет нам сдавать в архив документы оперативно и на выгодных для наших клиентов условиях!

Стоимость сдачи документов ликвидируемой организации в государственный архив при ликвидации организации, рассчитывается исходя из периода существования организации, количества работников, уровня “текучести” кадров на ликвидируемом предприятии, сферы деятельности ликвидируемой организации.

По договору с ЦГАТО г. Москвы, стоимость приёма на хранение документов по личному составу от ликвидированных негосударственных организаций составляет 310 рублей за 1 ед. хранения (1 дело).

Специалист по сдаче документов в архив: Иван Владимирович Пеньковой, тел., 8-926-604-22-08

Особые условия для конкурсных управляющих, звоните!

Как сдать документы в архив на государственное хранение?

1. Позвонить нам для определения стоимости услуг по сдаче документов в архив.

2. Заключить с нами договор на сдачу документов в архив.

3. Определить дату и время начала работ.

Какие документы Вы получаете после сдачи документов в государственный архив?

1. Договор на оказание работ по архивной обработке и сдаче документов на государственное хранение в архив.

2. Договор с государственным архивом о приеме-передаче документов на государственное хранение.

3. Акт о приеме-передачи документов в архив на государственное хранение (акт выдается государственным архивом, осуществившим прием документов на хранение).

4. Документ, подтверждающий оплату государственной пошлины за прием документов на хранение.

5. Акт выполненных работ.

Перечень документов, подлежащих передаче в архив при ликвидации организации

1. Учредительные документы (свидетельство о регистрации или документы о создании, устав или положение, документ о ликвидации, приказы и / или распоряжения о создании, переименованиях, документы о ликвидации);
2. Подпись руководителей организации, либо председателя ликвидационной комиссии;
3. Свидетельство о ликвидации организации;
4. Решение организации о ликвидации;
5. Приказы и / или распоряжения о приеме, увольнении, переводе, установлении должностных окладов, отпусках (если на предприятии использовались профессии на вредном производстве).
6. Трудовые договоры, контракты, соглашения, договоры подряда.
7. Личные карточки формы Т-2 (в том числе временных работников).
8. Личные дела уволенных (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты и т.д.).
9. Лицевые счета работников или ведомости по начислению заработной платы. Примечание: при отсутствии лицевых счетов – ведомости на выдачу заработной платы, документы на выдачу пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат.
10. Расшифровка кодов видов начислений заработной платы и удержаний (при начислении кодов в расчетных листках);
11. Невостребованные личные документы (трудовые книжки, дипломы, свидетельства об образовании и т.д.).
12. Акты о несчастных случаях.
13. Штатные расписания.
14. Журналы учета движения трудовых книжек, списки личного состава, алфавитные книги, другие документы, подтверждающие трудовой стаж, оплату труда, получение образования, имущественные и льготные права, изменение в должности и социально-правовом положении граждан.
15. Табели и наряды работников вредных профессий;
16. Список вредных профессий, определяющих право на льготное пенсионное обеспечение, по возможности с описанием технологических процессов. Примечание: при наличии таковых на предприятии

Вместе с документами в архив передаются:

1. Опись дел по личному составу (согласованная с государственным архивом) в 3 экземплярах + электронный экземпляр;
2. Историческая справка в 1 экземпляре.

Требования по упорядочению документов и порядок их передачи в государственные архивы изложены в Федеральном законе от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» , Законе города Москвы от 28 ноября 2001 г. № 67 «Об Архивном фонде Москвы и архивах» . Сроки хранения различных видов документов определены в «Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558).

На хранение в государственный архив сдаются кадровые документы и бухгалтерские документы отображающие начисление заработной платы (ведомости либо лицевые счета по заработной плате сотрудников).

Порядок передачи документов на государственное хранение при ликвидации организации

В соответствии со ст. 23 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 13.05.2008) при ликвидации государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии поступают на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив. При ликвидации негосударственных организаций, в т.ч. в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в т.ч. организации, ликвидируемой в результате банкротства.

Функции ликвидационной комиссии

После принятия в установленном порядке решения о ликвидации юридического лица создается ликвидационная комиссия или назначается конкурсный управляющий, которые принимают меры по обеспечению сохранности архивных документов постоянного хранения и по личному составу. В состав ликвидационной комиссии рекомендуется включать сотрудника соответствующего государственного или муниципального архива, который будет контролировать проведение работ по подготовке и передаче документов на государственное или муниципальное хранение.

Ликвидационная комиссия или конкурсный управляющий отвечают за подготовку и передачу на дальнейшее хранение архивных документов ликвидируемой организации.

В целях проведения работ по упорядочению документов и передачи их на хранение в архивные учреждения в смету расходов на ликвидацию организации включается статья, предусматривающая расходы на проведение экспертизы ценности и обработки документов. Подготовка архивных документов к передаче в архивные учреждения и их транспортировка осуществляются за счет средств организации.

Упорядочение документов, передаваемых на государственное или муниципальное хранение, проводится собственными силами или с помощью привлечения организаций, имеющих лицензию на проведение данного вида работ, согласно Основным Правилам работы архивов организаций, одобренным решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. Председатель ликвидационной комиссии или конкурсный управляющий может заключить договор с соответствующим государственным или муниципальным архивом на оказание услуг по экспертизе ценности и упорядочению документов.

Обращаем Ваше внимание! При ликвидации организации, являющейся источником комплектования государственного (муниципального) архива, описи дел постоянного хранения, описи дел по личному составу временного хранения (75 лет), описи дел временного хранения (до 10 лет включительно), сроки хранения которых не истекли, и акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, представляются на утверждение и согласование экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного органа, а затем утверждаются председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.

При ликвидации организации, не являющейся источником комплектования государственного (муниципального) архива, на согласование соответствующего архивного органа представляются описи дел по личному составу временного хранения (75 лет), описи дел временного хранения (до 10 лет включительно), сроки хранения которых не истекли, и акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Кто должен хранить документы ликвидируемой организации

Документы ликвидируемой организации, имеющей правопреемника или вышестоящую организацию, передаются на хранение правопреемнику, а при его отсутствии – вышестоящей организации в упорядоченном состоянии.

В случае отсутствия правопреемника и вышестоящей организации документы постоянного хранения, документы по личному составу временного хранения (75 лет) и документы временного хранения (до 10 лет включительно), сроки хранения которых не истекли, передаются в соответствующий государственный (муниципальный) архив в упорядоченном состоянии. При этом негосударственные организации передают свои документы по договору.

Документы с неистекшими сроками временного хранения могут быть переданы в соответствующий государственный (муниципальный) архив при наличии в архиве свободных площадей и по согласованию с ним на платной основе.

Подготовка документов к передаче на государственное или муниципальное хранение включает в себя:

Проведение экспертизы ценности документов;

Оформление дел;

Составление описей и научно-справочного аппарата к нему.

Экспертиза ценности документов

При проведении экспертизы ценности документов сроки хранения документов определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000 (в ред. от 27.10.2003; далее – Типовой перечень).

К документам по личному составу, имеющим долговременный срок хранения, относятся:

Распорядительные документы (приказы; распоряжения; записки, заменяющие приказы по личному составу; постановления и др.);

Списки личного состава, в т.ч. списки работающих на производстве с вредными условиями труда;

Карточки по учету личного состава, в т.ч. временных работников (форма Т-2);

Личные дела;

Лицевые счета работников по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);

Акты о несчастных случаях, связанных с производством;

Тарификационные ведомости;

Табели и наряды работников вредных профессий;

Трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел;

Протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет;

Протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий;

Документы (представления, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений и др.) о представлении работников организации к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий, присуждению премий;

Списки работников, уходящих на льготную пенсию;

Штатные расстановки;

Книги (карточки) учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников.

Срок хранения указанных документов в соответствии с Типовым перечнем – в основном, 75 лет. Исключения составляют:

Акты о несчастных случаях, связанных с производством – хранятся 45 лет;

Тарификационные ведомости – 25 лет;

Протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет – 15 лет;

Протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий – 15 лет;

Списки работников, уходящих на льготную пенсию, – 50 лет.

Отбор документов для дальнейшего хранения проводится путем проведения полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам на обложках дел. При этом из дел изымаются лишние, копийные экземпляры документов или документы, не относящиеся к вопросам, по которым было сформировано дело; проверяется правильность оформления документов.

Обращаем Ваше внимание!В соответствии со ст. 66 Типового перечня приказы, распоряжения по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет.

К приказам, распоряжениям по личному составу, имеющим 75-летний срок хранения, относятся приказы, распоряжения о приеме, увольнении, перемещении, премировании, поощрении, длительных отпусках по уходу, длительных командировках.

К приказам, распоряжениям, имеющим 5-летний срок хранения, относятся приказы, распоряжения о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взыскания, краткосрочных командировках.

На государственное (муниципальное) хранение отбираются приказы, распоряжения, имеющие 75-летний срок хранения. Приказы, распоряжения с 5-летним сроком хранения включаются в акт на уничтожение при условии истечения сроков их хранения по перечню.

Оформление дел подлежащих передаче на хранение в государственный архив

Оформление дел предусматривает систематизацию документов в деле, подшивку или переплет дела, нумерацию листов дела, составление листа-заверителя дела, составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов.

Приказы, распоряжения и другие распорядительные документы формируются в дела в пределах одного календарного года в хронологическом порядке и с относящимися к ним приложениями.

По хронологическому принципу проводится также систематизация документов в делах, содержащих акты несчастных случаев, протоколы заседаний комиссий, документы о представлении к награждению, трудовые договоры (соглашения), тарификационные ведомости, табели и наряды работников вредных профессий.

Лицевые счета по заработной плате сотрудников формируются в самостоятельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Личные карточки работников также формируются в дела по алфавиту фамилий.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, листы-заверители в делах не оставлять.

Переплет, подшивка сформированных дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения проводится только после завершения экспертизы ценности документов. Документы, имеющие временный (до 10 лет включительно) срок хранения, допускается не переплетать, не подшивать, а хранить в скоросшивателе до истечения срока их хранения по перечню.

Документы дела подшиваются, переплетаются в четыре прокола суровыми нитками. Учитывая интенсивность использования документов по личному составу по исполнению запросов социально-правого характера, при выполнении переплетных работ, подшивке дел следует использовать картон высокого качества, имеющий повышенную плотность. Документы подшиваются, переплетаются так, чтобы было обеспечено свободное чтение текста.

При наличии в личном деле невостребованных личных документов (удостоверений, свидетельств, трудовых книжек, военных билетов и т.п.) они вкладываются в конверт, который вместе с другими документами подшивается в дело.

Составление описей дел подлежащих передаче в архив на государственное хранение

Внутренняя опись к документам дела составляется в исключительных случаях, как правило, к личным делам.

В начале каждого дела подкладывается чистый лист бумаги, в конце – лист-заверитель по установленной форме. В листе-заверителе цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов в деле, наличие пропущенных и литерных номеров, в необходимых случаях проставляется количество листов внутренней описи дела. Не допускается вынесение заверительной надписи на оборотную сторону последнего документа дела или на обложку дела.

По результатам экспертизы ценности и упорядочения документов составляются описи дел постоянного хранения, описи дел по личному составу временного (75 лет) хранения, описи дел временного (до 10 лет) хранения и акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

В зависимости от объема, состава документов, сроков их хранения, формата дел по личному составу, а также в целях оперативного поиска необходимых сведений для подтверждения трудового стажа и размера заработной платы могут составляться отдельно описи дел по личному составу:

• личные дела уволенных;

  личные карточки уволенных;

  лицевые счета по заработной плате;

  расчетно-платежные ведомости по начислению заработной платы;

  невостребованные личные документы (трудовые книжки, удостоверения и др.);

  акты несчастных случаев, связанных с производством, и др.

Управленческие документы организаций, не являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, используемые для исполнения запросов социально-правового характера, включаются либо в отдельную опись, либо (при незначительных объемах передаваемых документов) в опись дел по личному составу временного (75 лет) срока хранения.

Описи дел и акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, представляются на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного органа для утверждения и согласования.

Дела, подлежащие уничтожению, после утверждения и согласования описей дел с архивным органом передаются на переработку (утилизацию) с соответствующим оформлением приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата, вес бумажной макулатуры.

Документы передаются в государственные (муниципальные) архивы в упорядоченном состоянии по описям, утвержденным или согласованным экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного органа.

Прием-передача документов на хранение проводится сотрудниками государственного (муниципального) архива и представителем ликвидируемой организации. В процессе приема-передачи проверяется наличие дел, указанных в описях. Физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Прием документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение в двух экземплярах, который утверждается конкурсным управляющим (председателем ликвидационной комиссии) и руководителем архивного учреждения. Вместе с документами на хранение в государственный (муниципальный) архив передаются три экземпляра каждой описи и научно-справочный аппарат к ним (историческая справка к архивному фонду, предисловие к описи, указатели, список сокращенных слов и др.). Четвертый экземпляр описей и один экземпляр акта приема-передачи документов на хранение в государственный (муниципальный) архив передается конкурсному управляющему (председателю ликвидационной комиссии).

Думаю, ни для кого не секрет, что процесс этот чрезвычайно сложный, во многом даже болезненный: передаются основные средства, выплачивается задолженность поставщикам и подрядчикам, осуществляются окончательные расчеты с персоналом по оплате труда, а также иные предусмотренные им по законодательству выплаты; сверка отчетности с налоговым органом, и т.д. и т.п. И вместе со всеми перечисленными мероприятиями этой громоздкой процедуры одним из значительных является , которая обеспечит его хранение.

Проблема сохранения той части архива, которая касается дел по личному составу, главным образом затрагивает кадровиков. Но прежде чем рассказать, каким образом осуществляется процесс передачи дел, обратимся к действующему законодательству.

Архивное законодательство о передаче документов
при ликвидации предприятий

Фрагмент документа. Пункт 9.7 Основных правил работы архивов организаций
9.7. При ликвидации организации ее документы подлежат передаче в организацию, являющуюся ее правопреемником.
9.7.1. При ликвидации организации, являющейся источником комплектования государственного архива, без правопреемника документы постоянного срока хранения и документы по личному составу передаются в архив вышестоящей организации. В случае невозможности передачи документов в вышестоящую организацию по решению комиссии, образованной для передачи дел и имущества (ликвидационной комиссии), согласованному с соответствующим органом управления архивным делом, эти документы передаются в государственный архив.
9.7.2. Документы по личному составу ликвидированной организации при отсутствии правопреемника и вышестоящей организации передаются на временное хранение в специализированный архив (центр) документов по личному составу, а при его отсутствии – в государственный архив.
9.7.3. Уничтожение документов с неистекшими сроками временного хранения организаций, ликвидируемых без правопреемника, проводится только по решению соответствующего органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации или муниципального образования и оформляется актом с приложением описи уничтожаемых документов.
9.7.4. Документы ликвидируемой без правопреемника организации, срок хранения которых на момент ликвидации истек, уничтожаются в порядке, установленном в п. 2.4.1 – 2.4.7 настоящих Правил.
9.7.5. Организацию упорядочения документов ликвидируемой организации, передачи их на хранение или уничтожение осуществляет ликвидационная комиссия.

Эти основные положения, приведенные в разд. 9 Основных правил, являются основанием для проведения процедуры передачи дел.

Рассмотрим ситуацию, когда у ликвидируемого предприятия его правопреемник отсутствует. При этом мы должны руководствоваться п. 9.7.1 Основных правил. В данном случае прежде всего мы должны определить, является ли наше ликвидируемое предприятие источником комплектования государственного архива. Это можно узнать у соответствующего органа управления архивным делом. Обычно госархив формируют крупные предприятия, действующие в системе федеральных министерств или ведомств. Основные правила для ликвидируемых организаций, у которых правопреемник отсутствует, предлагают два алгоритма действий:
– первый вариант – это передача архива ликвидируемого предприятия в вышестоящую организацию;
– второй вариант – передача такого архива в соответствующий государственный архив.

Если у организации нет ни правопреемника, ни вышестоящей организации, следует передать бумаги в один из специализированных архивов (центров) документов по личному составу. Они созданы в некоторых субъектах Российской Федерации. Например, в Москве подобные архивы действуют на основании Постановления Правительства Москвы от 01.02.2000 N 81 “О создании архивов административных округов”. Но следует отметить, что такие архивы или центры в нашей стране пока созданы далеко не везде. В случае отсутствия такого архива функции архивов по личному составу возложены на соответствующие государственные архивы.
Итак, наиболее частой бывает ситуация, когда ликвидируется предприятие, которое ранее никогда не являлось источником комплектования государственного архива. При этом отсутствует правопреемник ликвидируемого предприятия (допустим, его хозяин просто официально решил закрыть свое дело). Естественно, отсутствует и вышестоящая организация. На этом наиболее распространенном случае автор данной статьи и хотел бы остановиться подробнее.

Куда обращаться, чем руководствоваться, что передавать

В период своей ликвидации для решения вопроса о передаче архивных документов предприятию необходимо обратиться в соответствующий орган управления архивным делом, действующий на территории своего субъекта Российской Федерации. Информацией о его местонахождении обычно располагает местная администрация. В настоящее время практически каждая администрация имеет свой сайт в сети Интернет, поиск соответствующей информации в которой значительно ускорит получение необходимых сведений.
К первоначальной беседе с архивистами вам необходимо подготовиться:
– установить крайние даты документов, образующих архивный фонд вашего предприятия и
– подсчитать количество дел, подлежащих передаче на архивное хранение, отдельно по каждой категории (постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения, временного (до 10 лет) хранения и по личному составу).

Приступая к передаче в государственный архив документов по личному составу, необходимо учитывать требования соответствующего государственного архива, в который они будут передаваться. В Основных правилах говорится, что они обязательны для всех негосударственных организаций. Но при наличии у конкретного архива своих особых требований, которые, как правило, всегда обусловлены весомыми причинами, следует относиться к ним с уважением и принять их к сведению и исполнению.

К категории документов по личному составу относятся документы, образующиеся в деятельности кадровых служб (приказы по личному составу, личные дела, личные карточки сотрудников и т.п.) и бухгалтерии (лицевые счета по заработной плате). При ликвидации предприятия, для отбора документов, подлежащих передаче на архивное хранение, мы руководствуемся пп. 8.1 разд. 8 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Вот примерный перечень документов по личному составу, которые могут существовать на предприятии:
– приказы по личному составу (или распоряжения, записки и т.п.);
– должностные инструкции;
– личные дела уволенных сотрудников;
– трудовые договоры;
– личные карточки уволенных сотрудников, в том числе временных (ф. Т-2);
– характеристики работников;
– документы (выписки из протоколов, списки трудов, отчеты) конкурсной комиссии по замещению вакантных должностей, избранию на должность лиц (работников);
– протоколы заседаний комиссии по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет;
– списки работников;
– указатели к приказам по личному составу;
– книги (журналы, карточки) учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников;
– книги (журналы, карточки) учета личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов), трудовых соглашений;
– книги (журналы, карточки) учета выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним;
– невостребованные личные документы (трудовые книжки/трудовые списки, дипломы, аттестаты, свидетельства и т.п.);
– лицевые счета по заработной плате сотрудников (либо при отсутствии таковых – документы, их заменяющие: расчетно-платежные ведомости, налоговые карточки);
– акты о несчастных случаях.
По требованию принимающей стороны предприятие должно передать ряд дополнительных документов, например, учредительные (подлинники или копии свидетельств о регистрации, перерегистрации, ликвидации, уставов, учредительных договоров и т.п.).

Как подготовить документы

Согласно подразделу 9.3 Основных правил все имеющиеся на предприятии документы “передаются… в государственный архив в упорядоченном состоянии…”. В пп. 3.7.23 Основных правил описан порядок систематизации дел по личному составу.

Фрагмент документа. Подпункт 3.7.23 Основных правил
Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности:
приказы (распоряжения) по личному составу;
списки личного состава;
карточки по учету личного состава (при отсутствии отдельной описи личных дел);
личные дела (при отсутствии отдельной описи личных дел);
лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);
невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи);
акты о несчастных случаях.

Приказы по личному составу

Приказы по личному составу необходимо сформировать так, чтобы каждое дело ограничивалось только приказами, изданными в рамках одного года. Затем внутри года приказы должны быть систематизированы в хронологическом порядке. Обратите внимание на следующий нюанс: обычно номера ставятся в соответствии с датами, но встречаются случаи нарушения такого порядка. Например, приказ от 28 января имеет номер 12-к, а приказ от 16 февраля – номер 7-к и т.п. Это – явное нарушение правил регистрации внутренних служебных документов, которое, к сожалению, исправить юридически корректно невозможно. Если вы столкнулись с подобным казусом, необходимо придерживаться порядка систематизации приказов только по датам, отразив этот факт при составлении предисловия к описи.

Теперь несколько слов об основаниях и приложениях к приказам. Следует помнить, что приложение является составной частью документа, а значит, должно остаться вместе с ним. Основания таковыми не являются и поэтому должны из приказов изыматься и формироваться в отдельные дела (если так не было сделано изначально). Автор данной статьи обращает особое внимание и на необходимость изъятия копий и черновиков приказов.

К сожалению, в небольших предприятиях приказы директора по основной деятельности, как и приказы по административно-хозяйственным вопросам, часто ведутся вместе с приказами по личному составу. Это тоже нарушение правил регистрации и правил формирования документов. По логике, в таких случаях изменить ничего нельзя: ведь приказы уже зарегистрированы в валовом порядке, и поэтому их необходимо оставить в деле по порядку тех номеров и дат, в соответствии с которым они были заведены. Правда, даже в таких ситуациях некоторые архивы требуют, чтобы приказы по основной деятельности и приказы по административно-хозяйственным вопросам от приказов по личному составу были отделены. В связи с этим данный вопрос нужно оговорить с архивом, в который будут передаваться документы, и руководствоваться в своей работе разъяснением, полученным от архива.

Личные дела

Личное дело ведется несколько лет (и учитывается в архивном деле по дате увольнения сотрудника). Основанием для завершения личного дела является наличие в нем соответствующих документов об увольнении.

Для удобства практического использования личных дел в архиве каждое дело желательно формировать по отдельности. Но есть другой способ: формировать несколько личных дел в комплексы (несколько дел сотрудников в одну или несколько папок за каждый год). Документы, которые сотрудник заполняет до приема на работу (личный листок и автобиография), должны располагаться в начале дела; затем – копии документов об образовании сотрудника, направления на работу, характеристики, рекомендательные письма и т.п. И только после них, по хронологии дат, должны располагаться документы, отражающие вопросы приема, внутреннего перемещения (перевода) и увольнения сотрудника (его личное заявление, копии или экземпляры приказов и т.п.).

Особое внимание необходимо обращать на соответствие внутренней описи документов личного дела, составленной специалистом кадровой службы предприятия, фактическому содержанию дела. При обнаружении недостачи каких-либо документов необходимо принять оперативные меры к их розыску либо к документальной фиксации установленных фактов. Поскольку все мероприятия по ликвидации требуют максимальной оперативности их исполнения, достаточно хотя бы составить о таком случае соответствующий акт и поместить один его экземпляр в конкретное личное дело.

Личные карточки

Обязательным условием приема документов на архивное хранение является наличие личных карточек сотрудников формы Т-2. Ведь если в делопроизводстве кадровой службы предприятия личные дела не велись, личные карточки являются единственным видом документов, в которых фиксируются личные данные о сотрудниках. Кроме того, если личные карточки заполнялись правильно, они могут быть очень удобным справочным материалом для поиска необходимых документов при выполнении запросов граждан и организаций.

Личные карточки формируются по годам увольнений сотрудников (как и личные дела), систематизируются по алфавиту фамилий, имен и отчеств сотрудников; при необходимости – внутри конкретных годов делятся на тома.

При наличии нескольких личных карточек, заведенных на одного и того же сотрудника, архивы обычно требуют формирования в дело всех имеющихся карточек. Это положение, конечно, можно оспорить, так как очень часто более новые карточки не только продолжают, но и повторяют записи, сделанные в прежних карточках. Однако требование оставить обе обусловлено желанием иметь возможность в дальнейшем обнаружить ошибки, которые могли быть сделаны при переносе сведений из одной карточки в другую.
Иногда личные карточки формируются в личных делах. Автор данной статьи не сторонник такого способа их формирования. Но окончательное решение, безусловно, за принимающей стороной. Поэтому если у вас используется именно такой способ, обязательно проконсультируйтесь с принимающей стороной по поводу того, как отобразить этот факт в учетных документах – в описи, предисловии к описи и т.п.

Лицевые счета по заработной плате

Лицевые счета по заработной плате уникальны тем, что только в них содержатся сведения о размерах заработной платы и прочих выплатах. В случае отсутствия на предприятии лицевых счетов на архивное хранение вместо них могут быть приняты расчетно-платежные ведомости или налоговые карточки.

Трудовые книжки и иные невостребованные документы

В кадровой службе предприятия могут храниться невостребованные трудовые книжки и другие личные документы: дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства, которые в свое время и по разным причинам не получили уволенные сотрудники. В соответствии со ст. 342 Типового перечня данные документы подлежат хранению в срок “до востребования”, а невостребованные – не менее 50 лет. На основании этой статьи Типового перечня все невостребованные трудовые книжки и аналогичные им документы должны быть переданы на архивное хранение.

Передача таких документов осуществляется следующим образом. Документы систематизируются по годам увольнения сотрудников на основании записей об увольнении. Трудовые книжки, если записи об увольнении сотрудников в них были в свое время внесены, систематизировать по годам обычно не сложно. Если же записей об увольнении в трудовых книжках не имеется, кадровой службе необходимо их сделать на основании имеющихся документов по личному составу (приказов, личных карточек, лицевых счетов и т.п.) и заверить запись в трудовой книжке печатью предприятия.

Безусловно, одну или две невостребованные трудовые книжки, появившиеся за один календарный год, сформировать в дело нетрудно. Сложнее, если их имеется не один десяток. В таком случае мы, в соответствии с требованиями Основных правил, осуществляем деление всего годового объема трудовых книжек на тома. При этом объем одного дела не должен превышать 250 листов, а толщина корешка дела не должна превышать 4 сантиметров.

Теперь поговорим о папках для таких дел. Все невостребованные подлинные личные документы не должны подвергаться традиционному переплету, то есть нитками в четыре прокола. Они формируются в картонные папки с завязками. Обычно не рекомендуется использовать папки с покрытием из очень темного материала или материала, на который трудно поставить архивные штампы и оформить обложку. На каждое дело (том) необходимо составить внутреннюю опись (образец внутренней описи см. в примере 1). Опись составляют следующим образом.

Номера в первой графе проставляются в рамках одного дела (тома) валовой нумерацией.
Индекс дела, необходимый для второй графы, указывается по последней номенклатуре дел. Если номенклатуры дел на предприятии нет и никогда не было, что в коммерческих организациях бывает очень часто, данную графу придется оставить пустой.

В третьей графе указывается дата документа. Посоветуйтесь с архивом, принимающим ваши дела, как лучше указать даты: только дату выдачи трудовой книжки или крайние даты, то есть с начала записей до последней записи, зафиксировавшей увольнение сотрудника.

В четвертую графу вносится заголовок документа – его фактическое название и полные фамилия, имя и отчество бывшего сотрудника, которому они принадлежат, в родительном падеже. Для лиц, изменявших фамилию в период трудовой деятельности на предприятии, как основная используется последняя фамилия, по которой данный сотрудник увольнялся из данного предприятия. Она указывается первой, а за ней (в скобках) – прежняя или прежние фамилии.

В связи с тем что данные документы являются личными и мы не имеем права нумеровать листы такого дела, пятая графа должна остаться незаполненной.

Шестая графа используется для необходимых примечаний, касающихся особенностей физического состояния дела, отдельных его листов и т.п.

Составляем лист-заверитель, оформляем обложку дела и опись передаваемых дел

После завершения работы по формированию документов в дела осуществляется их переплет (кроме невостребованных личных документов). Затем оформляются заверительные листы, обложки дел и составляется сводная опись дел по личному составу. Опись составляется по годовым разделам. Дела связываются в связки или формируются в архивные коробки в зависимости от того, какие требования будут на этот счет у принимающей стороны.

При составлении данного листа-заверителя предполагалось, что при нумерации отсутствуют литерные и пропущенные листы; к делу не составлялась внутренняя опись; при формировании дела не возникло существенных отступлений от требований Основных правил; не имеется существенных недостатков в части физического состояния дела.

Оформления обложки дела по личному составу.

Здесь остались незаполненными реквизиты “Код государственного архива”, “Код организации” и “Наименование архивного учреждения”. Это обусловлено тем, что оформление данных реквизитов требуют не все государственные архивы либо заполняются они не полностью. Стоит учитывать, что при отсутствии деления дела на тома реквизит “Том” не заполняется.

Сводная опись дел поличному составу.

Если предприятие не имеет структуры, вместо наименований структурных подразделений указывается только год годового раздела. Необходимые рекомендации об особенностях составления заголовков дел, оформления описи и т.п. следует получить у специалистов архива, в который будут поступать документы, так как в Основных правилах учтено далеко не все.

После завершения сводная опись дел по личному составу предприятия должна быть рассмотрена экспертной комиссией (далее – ЭК) предприятия, которая создается на основании разработанного предприятием Положения об ЭК и приказа директора предприятия о ее создании. Результаты рассмотрения оформляются протоколом (см. пример 5), о котором в грифе согласования (в левом нижнем углу последнего листа описи) указывается соответствующая отметка (дата и номер). Затем происходит согласование описей с передающей стороной.

Что еще следует учесть

Представим себе, что на момент ликвидации предприятия сроки хранения некоторых документов истекли. В этом случае после завершения упорядочения документов по личному составу на них составляется соответствующий акт, а дальнейшая работа по их официальному уничтожению проводится в установленном порядке в соответствии с требованиями п. п. 2.4.1 – 2.4.7 Основных правил. Иными словами, сначала должны быть обработаны дела, составлены, утверждены и согласованы описи дел по личному составу, а только потом можно браться за уничтожение документов. Причем следует помнить, что производится в специальных пунктах вторсырья, где вам необходимо получить соответствующую квитанцию, наличие которой отражается в акте. Сама квитанция будет являться приложением к нему.

Кстати, к документам, сроки хранения которых истекли, согласно п. 2.4.2. Типового перечня можно отнести документы постоянного хранения, отложившиеся в процессе делопроизводства ликвидируемого предприятия. Если у предприятия нет правопреемника, уничтожить их будет легче, так как при этом возникает меньше оснований, обусловливающих необходимость их хранения. Государственные архивы такие документы, как правило, стараются не принимать. Но если все же имеется правопреемник, данные документы могут потребоваться последнему в его работе. Словом, этот вопрос также необходимо проработать и решить с принимающей стороной исходя из практической ценности данных документов.

Что касается уничтожения документов с неистекшими сроками хранения, то если данные документы ни для кого не могут представлять какой-либо ценности (имеются в виду юридические лица, главным образом – налоговые, правоохранительные, судебные и т.п. органы), их уничтожение в принципе возможно, но только “по решению соответствующего органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации или муниципального образования”, которое “оформляется актом с приложением описи уничтожаемых документов”.

Каждая организация обязана соблюдать особые правила хранения документов по личному составу. Эти правила закреплены законодательно. Это связано, прежде всего, с необходимостью содействия государственному пенсионному страхованию и соблюдения правил трудового кодекса при работе с персоналом. Также и конституция гарантирует права на информацию, подтверждающую социальный статус. А с конституцией спорить опасно.

Проблемы нарушение в ведении кадрового документооборота

Малейшее нарушение в ведении кадрового документооборота грозит не просто штрафами, как в случае с бухгалтерской документацией, а крупными спорами и судебными разбирательствами.
Дело в том, что документы по личному составу в первую очередь подтверждают трудовой стаж работника и являются обоснованием для получения пенсии и других социальных льгот. Если же по вине работодателя будет допущена ошибка, из-за которой будет занижен размер пенсионных выплат, работник имеет полное право подать судебный иск на довольно крупную сумму. И такие дела чаще всего решаются в пользу пострадавшей стороны.

Кадровые документы имеют самые длительные сроки хранения

А еще это важнейший источник исторических сведений для социальных и научных исследований. Именно поэтому для кадровых документов установлены самые длительные сроки хранения.

Сроки хранения основных кадровых документов:

• Архив переписки об учете кадров, их перемещении, приеме и распределении – 5 лет.
• Документы о проверке работы с кадрами (доклады, сводки, справки, сведения) – постоянно;
• Личные дела (заявления, автобиографии, выписки, приказы) работников – 75 лет. Для руководящего состава – постоянно;
• Личные карточки работников, характеристики тех, кто не имеет личных карточек, а также трудовые договора и соглашения, не вошедшие в дело, хранятся 75 лет;
• Списки сотрудников, а именно руководящего состава, ветеранов и участников ВОВ, а также награжденных государственными наградами должны храниться постоянно.
• Подлинники личных документов (трудовых книжек, дипломов, аттестатов и т.д.) хранятся в отделе кадров до востребования. А невостребованные документы должны храниться не менее 50 лет.

Говорить о том, что их терять не стоит, излишне. И руководитель организации вместе с начальником отдела кадров обязан обеспечить надежное хранение документов как текущее, так и архивное.

Основные требования к хранению:

• Отдельное помещение для текущего хранения;
• Шкафы или ящики, запирающиеся на ключ;
• Ограничение доступа посторонних лиц;
• Отдельное помещение архива и последующий контроль доступа к нему.