Где взять архивную справку. Где выдают архивные справки

О правах пользователей архивными документами, или что необходимо знать при обращении в государственный архив

Изучением документов в государственных архивах в последние годы занимаются не только специалисты-историки, но и любители — люди, интересующиеся историей своих семей и населенных пунктов, отдельными событиями прошлого, краеведы. Обращаясь в архив, граждане получают необходимую им информацию о своих обязанностях и правах от сотрудников учреждения. И если о первых в российских архивах рассказывают, как правило, охотно, и даже не один раз, то со вторыми дело обстоит сложнее. Нередки случаи, когда администрация архива вводит малоопытных людей в заблуждение и они, не зная своих прав, не могут использовать архивные фонды в полном объеме.

Основными нормативно-правовыми актами, регулирующими отношения граждан и архивов в сфере использования архивных документов, являются Конституция Российской Федерации, Федеральные законы «Об архивном деле в Российской Федерации» и «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», а также «Правила работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации» и «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного Фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук», утвержденные соответственно приказами Росархива и Министерства культуры.

В соответствии с ч. 4 ст. 29 Конституции РФ и п. 1 ст. 24 закона «Об архивном деле в Российской Федерации» каждый гражданин имеет право свободно искать и получать информацию любым законным способом, в том числе свободно искать и получать для изучения архивные документы.

Согласно п. 4 ст. 8 Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» не может быть ограничен доступ к информации, накапливаемой в открытых фондах библиотек, музеев и архивов.

Согласно ст. 25 закона «Об архивном деле в Российской Федерации» ограничивается доступ к документам, содержащим сведения, составляющие «охраняемую законодательством» тайну. Также не могут быть выданы широкому кругу лиц в течение 75 лет со дня создания документы, в которых имеется информация о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности.

«Правила работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации» устанавливают порядок допуска граждан в читальные залы архивов и работы с архивными документами. При посещении любого архива следует иметь в виду основные положения названных Правил.

Во-первых, во все государственные архивы можно попасть, предъявив паспорт и написав личное заявление. Сотрудники архивов часто требуют предоставить мотивированное отношение с места работы или учебы, особенно если им становится известно, что обратившийся является преподавателем (студентом, аспирантом) университета или научным сотрудником какой-либо организации. Такие требования противоречат п. 2.1 Правил, следовательно, их можно проигнорировать.

Во-вторых, в соответствии с п. 1.5 Правил, архивные документы выдаются в пользование совершенно бесплатно. В-третьих, отказ или отсрочка в выдаче архивных дел допускаются в случаях:

Их плохого физического состояния;

Если ограничения на использование документов установлены законодательством Российской Федерации;

Необходимости выполнения служебных заданий сотрудниками архива;

Выдачи дел во временное пользование другим учреждениям;

Экспонирования заказанных материалов на выставке;

Выдачи их другому пользователю.

При этом если в установленном порядке признано, что интересующее пользователя архивное дело находится в неудовлетворительном физическом состоянии, ему должны быть предоставлены для изучения копии документов из этого дела (п. 5.1 «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного Фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук»).

Но иногда архивы отказывают в выдаче дел по иным, не предусмотренным Правилами, основаниям. Например, по причине несоответствия документов архивного дела заявленной исследователем теме. Подобного рода отказы являются незаконными. По требованию исследователя архив обязан предоставить информацию о причинах отказа в письменной форме.

В-четвертых, установлены предельные сроки исполнения заказов на выдачу описей и архивных дел. Они не должны превышать 3 рабочих дней со дня оформления заказа.

В случае нарушения своих прав со стороны сотрудников архивов граждане могут обращаться с жалобами в Федеральное архивное агентство, региональные органы управления архивным делом, а также в органы прокуратуры и суд.

Кирилл Белоусов, генеральный директор

Справка из ВУЗа, подтверждающая факт обучения, обычно требуется для учебы за границей, а также чтобы сделать диплома для некоторых стран.

Мне часто присылают вопрос — Как получить архивную справку из ВУЗа?
В этой статье я максимально подробно расскажу про процедуру легального получения через институт. Пожалуйста, будьте внимательны, остерегайтесь незаконных способов приобретения.

Где выдают архивные справки?

Справку из ВУЗа можно получить в деканате или архивном отделе. Вы можете обратиться лично, либо воспользоваться услугой компании Документ24. Мы можем направить официальный запрос в любой российский ВУЗ и заберем готовый оригинал справки курьерской службой.

Стоимость получения справки:
. 3300 рублей для действующих ВУЗов
. 10000 рублей для ликвидированных или закрытых ВУЗов
Государственная пошлина: отсутствует

Проблемы
. вы живете в другом городе, в другой стране и не можете заехать в ВУЗ лично;
. справку отказываются выдавать, ссылаясь на отсутствие официального запроса;
. требуют предоставить диплом с и запрос из Минобразования;
. в ВУЗе затягивают сроки оформления справки до 30 дней;
. требуют прислать согласие на обработку персональных данных;
. не выдают справку вашим родственникам без нотариальной доверенности.

У нас есть собственная методика истребования документов, что позволяет сократить время и избежать описанных выше проблем. От вас требуется предоставить только скан диплома по электронной почте. Мы сами свяжемся с ректором ВУЗа, отправим официальный запрос и получим архивную справку в течение 1-2 недель.

Согласно ФЗ №125 от 22.10. 2004, статья 26 ВУЗ обязан бесплатно выдать справку/архивную выписку

При этом запрос должен быть оформлен письменно и направлен через электронную почту.

Требования: диплом обязательно должен быть действительным

Архивная справка из ВУЗа. Образец

На оригинале справки обязательно должны быть реквизиты ВУЗа, живая (синяя) печать и подпись должностного лица (на образце стоит подпись проректора).

Что нужно для получения справки
. Отсканированный диплом в хорошем качестве (обязательно должен быть виден регистрационный номер и дата выдачи).
. Согласие на обработку персональных данных (требуется редко).
. Запрос от руководителя компании (должен быть исходящий номер и дата, печать организации и подпись руководителя).

Как выглядит официальный запрос

Указывается информация:
. название компании;
. реквизиты, ОГРН, ИНН компании;
. адрес компании, телефон.

Направляется на имя ректора от генерального директора компании.

Составляется запрос на официальном бланке компании.

Текст запроса:

Запрос № ____ от «___» ______ _____г.

В связи с необходимостью проведения процедуры консульской легализации, просим Вас подтвердить, что _____________ (ФИО) действительно обучался (ась) в ____________ (наименование ВУЗа) и предоставить справку/архивную выписку, подтверждающую действительность диплома о высшем образовании. Согласие на обработку персональных данных получено. Копия диплома прилагается.

Также просим вас:
Скан-копию справки пришлите по электронной почте ________
Готовую справку Почтой России не отправляйте! Мы не сможем ее получить.
Справку заберем самостоятельно, через курьера. Курьерскую пересылку организуем и оплатим за свой счет.

Генеральный директор: подпись, печать

Образец согласия на обработку персональных данных

Иногда в ВУЗе вместе с официальным запросом просят предоставить согласие на обработку персональных данных.

Обычно шаблон согласия достаточно распечатать, заполнить от руки и подписать. После этого следует отсканировать или сфотографировать в хорошем качестве и отправить по электронной почте.

Как показывает практика, согласие требуется редко, зависит от конкретного учебного заведения.

Как мы выполняем каждый этап:
1) Проверяем документы клиента (требуется только скан диплома).
2) Составляем официальный запрос на имя ректора, проставляем номер и дату. Руководитель компании Документ24 ставит свою печать и подпись. После этого нужно отсканировать запрос в хорошем качестве.
3) Отправляем письмо по электронной почте на адрес приемной ректора или в архив/канцелярию.
К письму прикрепляем файлы с отсканированным дипломом и подписанным запросом.

Текст письма:
«Добрый день.
Наша компания занимается консульской легализацией документов на имя _________ (ФИО). Для завершения процесса легализации нам необходимо подтверждение подлинности диплома.

Просим представить справку или архивную выписку.

Во вложении скан запроса и копия диплома. Если для получения справки нужны какие-либо дополнительные документы, пожалуйста, сообщите.

Также просим вас:

Готовую справку НЕ отправляйте почтой! Мы не сможем ее получить.

Справку заберет наш курьер. Пожалуйста, сообщите когда справка будет готова»

4) Звоним в ВУЗ убедиться, что запрос получен.

5) Как только справка готова, заказываем курьера в наш московский офис.

Внимание: если вам нужна архивная справка из действующего ВУЗа, то стоимость получения справки составит 3300 рублей, если ваш ВУЗ ликвидирован или закрыт, то стоимость получения справки рассчитывается от 10000 рублей.

Наши специалисты получают настоящие легальные справки из ВУЗов со всех городов России. Обращайтесь ↓

Азат
Надыров

Эксперт по легализации документов

Оформить документы

Одна из основных задач каждого архива – организацияиспользования документов, находящихся на архивном хранении. В практическойдеятельности довольно часто возникает необходимость составить справку наосновании хранящихся документов. Сегодня мы рассмотрим организацию работы поисполнению поступающих в архив запросов.

Как правило, в архив организации поступают запросысоциально-правового характера. В частности, для урегулирования вопросовпенсионного обеспечения, получения льгот и компенсаций в соответствии сдействующим законодательством у людей может возникнуть необходимостьподтвердить какие-либо сведения личного характера согласно имеющимся архивнымдокументам. Поэтому наиболее типичные случаи обращения в архив организации – запросыо подтверждении трудового стажа и заработной платы, о произошедших несчастныхслучаях на производстве, о получении сведений о награждении, об образовании (вучебных заведениях).

Архив организации обязан предоставить информацию бесплатнопо требованию тех организаций и лиц, которых она касается.

Получение запроса

Для начала работы в архив должен поступить письменный запросот гражданина или организации. При этом он может быть как доставлен лично, таки направлен по почте.

Согласно принятому порядку делопроизводства письмо-запрос наобщих основаниях проходит стадии документооборота – регистрацию, рассмотрение иналожение резолюции руководством и, наконец, передачу в архив организации наисполнение.

Далее ответственный исполнитель проверяет наличие всехнеобходимых сведений в запросе: Ф.И.О., адреса для ответа, подписи заявителя,оценивает полноту запрашиваемой информации. Если в запросе не содержитсянеобходимой информации, заявителю направляется ответ с просьбой дополнительноуказать соответствующие сведения.

Если не представляется возможным подготовить запрашиваемуюинформацию (например, дело передали в иную организацию, по различным причинам вархиве отсутствуют необходимые сведения и т.д.), об этом также следуетписьменно уведомить заявителя. При этом ему можно дать рекомендации, кудаследует обратиться для получения требующихся сведений.

Так, личное дело государственного служащего при смене местаработы могло быть направлено в соответствующую организацию либо в результателиквидации организации документы были переданы на хранение в государственныйили муниципальный архив и др.

Поиск архивных документов для исполнения запроса

В зависимости от запрашиваемой информации исполнительопределяет круг архивных документов, которые необходимы для работы. Чаще всегоосновным научно-справочным аппаратом в архиве организации являются описи дел поличному составу и постоянного хранения. Очень удобно проводить поиск, когдаархивные описи дел дублируются в электронном виде.

На основании описей дел исполнитель отмечает номера дел, ккоторым следует обратиться для исполнения запроса, проводит поиск и отборнужных ему дел.

В зависимости от принятого распределения обязанностей вкаждой конкретной организации архивист может выдать архивные дела дляисполнения запроса в структурные подразделения (например, бухгалтерию иликадровую службу – в этом случае сам запрос останется в данном подразделении, ав архив поступит только заявка на выдачу конкретного архивного дела) илиприступить к подготовке ответа самостоятельно.

Для подготовки информации по запросам о стаже работы изаработной плате полезно иметь представление о наименованиях структурныхподразделений, в которых работал заявитель (переход из одного в другое, ихпереименование). Простейший способ получить эти сведения – изучить копиютрудовой книжки. Поэтому при наличии множества таких изменений за период работычеловека имеет смысл запросить данную информацию у заявителя (попроситьперечислить в запросе места работы и должности или приложить к нему копиютрудовой книжки). Более трудоемкий способ – изучение приказов по личномусоставу и приказов по основной деятельности за весь интересующий период работычеловека в конкретной организации.

Если фамилия человека менялась (самый распространенныйпример – при вступлении в брак у женщин), то следует уточнить, какая фамилиябыла в запрашиваемый период.

Просмотр документов обычно начинают с последнего года работычеловека в конкретной организации, поэтому нужно позаботиться, чтобы в запросебыл указан период работы (желательно число, месяц, год приема на работу иувольнения).

Для подтверждения стажа работы бывает достаточно сделатькопию (копии) соответствующих приказов по личному составу. Для подтверждениязаработной платы обращаются к лицевым счетам по заработной плате, при ихотсутствии – к расчетно-платежным ведомостям на выдачу заработной платы идругих выплат.

Обратите внимание! Документы, составленные непосредственно самим заявителем, вт.ч. в период работы в этой организации (например, анкета, автобиография идр.), не могут служить основанием для справки. Для подготовки ответа следуетпользоваться только официальными документами организации, в установленномпорядке подписанными руководством.

Подготовка информации для запроса

В результате исполнения запроса на основании изученияотобранных архивных документов подготавливают отрицательный или положительныйответ.

При большом количестве запрашиваемых сведений из архива винструкции по делопроизводству или ином локальном нормативном документедопускается перечислить различные ситуации и регламентировать сроки подготовкиответа. Но в любом случае этот срок не должен превышать 30 дней послерегистрации запроса. При сложных запросах срок может быть продлен, но не болеечем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.

Срок исполнения запросов с использованием тольконаучно-справочного аппарата (архивных описей дел и др.) – не более 15 дней смомента регистрации.

Пересылка запросов по принадлежности в другие организацииили архивы – 5 дней (такое часто встречается, особенно в пределах одноговедомства).

Если запрашиваемые сведения можно документально подтвердитьна основании имеющихся документов в архиве, то составляют положительный ответ.Информацию подготавливают в форме архивной справки, архивной выписки илиархивной копии.

Архивная справка составляется на бланке организации поустановленной форме (Примеры 1, 2). Она содержит информацию о предмете запроса,при этом следует указать архивные шифры и номера листов единиц хранениядокументов, на основании которых она составлена (в конце текста справки).Архивная справка без ссылки на документы (поисковые данные) не имеет юридическойсилы.

ПРИМЕР 1

Архивнаясправка о стаже работы

ВиноградовСергей Иванович 22.03.1992 принят на работу в Управлениепроизводственно-технической комплектации № 2 (с 01.02.1993 – переименовано в Управлениепроизводственной комплектации № 2) на должность мастера 2 разряда (приказдиректора от 21.03.1992 № 39-к), 18.10.1994 переведен на должность начальникапроизводственно-технического отдела (приказ директора от 15.10.1994 № 142-к),02.08.1996 уволен по собственному желанию (приказ директора от 31.07.1996 №63-к).

Основание:

Ф. 50, оп. 2, д. 64, л. 42.

Ф. 50, оп. 2, д. 71, л. 196.

Ф. 50, оп. 2, д. 97, л. 14.

Справка выдана для предоставления по месту работы.

Руководитель управления Усиков А.М. Усиков

Матвеева О.В.

ПРИМЕР 2

Архивная справка о заработной плате

ФГБУ «САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

(ФГБУ «СПБГУ»)

ул. Калошкина, д. 22, Санкт-Петербург, 132756

Тел. 8-495-321-45-68, факс 8-495-321-45-69

ИНН/КПП 1234567890/123456789

АРХИВНАЯ СПРАВКА

Зацарицинскому Александру Олеговичу

ул. Тяпкина, д. 45, кв. 204,

Санкт-Петербург, 132756

б/н от 03.09.2013

Согласно лицевым счетам по заработной плате работниковСанкт-Петербургского гуманитарного университета Зацарицинский АлександрОлегович за период август–декабрь 2003 г. имел следующие начисления:

август 2003 г. – 1589,80 руб.;

сентябрь 2003 г. – 1862,49 руб.;

октябрь 2003 г.

ноябрь 2003 г.

декабрь 2003 г. – 1841,23 руб.

Информации о начислении за октябрь,ноябрь 2003 г. в лицевыхсчетах нет.

Зацарицынский Александр Олегович (так в документах указанафамилия) за период январь–март 2004 г. имел следующие начисления:

январь 2004 г. – 1620,75 руб.;

февраль 2004 г. – 1736,08 руб.;

март 2004 г. – 843,67 руб.

Суммы указаны как в документах и в масштабе цен,действовавших в запрашиваемый период.

Основание:

Ф. 1255, оп. 2, д. 126, л. 44–47.

Ф. 1255, оп. 2, д. 144, л. 53–56.

Справка выдана для предоставления по месту требования.

Директор университета Смирнов А.В. Смирнов

Левачко А.В.

В справку включают сведения, имеющие отношение к лицу,упомянутому в запросе. Нельзя дополнительно указывать сведения о других лицах,содержащиеся в архивных документах.

Текст составляется в хронологической последовательности. Вседанные воспроизводятся так, как они упомянуты в архивных документах.

В случае выявления расхождения со сведениями, изложенными взапросе, а также при наличии любых неточностей (неразборчивый текст,исправления в оригинале) необходимо сделать примечание. Для этого, как правило,в тексте в скобках указывают: Так в подлиннике документа или делают любуюподобную отметку.

В архивной справке не допускается делать собственные выводы, предположения, комментарии, а также исправления в тексте.

В справке все наименования организации, структурных подразделений, должностей должны быть указаны действующими в прошлом (на момент запрашиваемого периода), при этом каждое переименование организации фиксируется в справке.

Начисление заработной платы указывается за каждый месяцотдельно, суммы – как в архивных документах в соответствии с масштабами цен,действовавших в интересующий заявителя период. Данные приводятся раздельно закаждый год, без суммирования в пределах года. Расчет среднемесячного исреднегодового заработков архивом не производится.

Необходимо сделать примечание к справке в случае отсутствияначисления заработной платы за отдельные месяцы или лицевых счетов.

При отсутствии документов о заработной плате должностнойоклад может быть установлен на основании штатного расписания организации засоответствующий период, другие выплаты – на основании приказов по кадровымвопросам или по основной деятельности.

При подготовке справки о награждении требуется указать:документ, на основании которого проведено награждение (постановление, приказ,решение и др.), название награды, фамилию, имя, отчество награжденного.Допускается на данный вид запроса подготовить информацию в виде архивнойвыписки, в которой приведены выдержки из соответствующего архивного документа.

Подписывает документ руководитель или в установленномпорядке уполномоченное должностное лицо (согласно приказу, должностнойинструкции и т.д.).

Справка заверяется печатью организации.

Архивная выписка составляется на официальном бланкеорганизации с обозначением названия документа «Архивная выписка», при этомтекст дословно воспроизводит часть текста оригинала документа по предметузапроса (Пример 3). В выписке также принято приводить архивный шифр и номералистов единицы хранения, на основании которых она составлена.

В архивной выписке полностью воспроизводят реквизиты бланкаархивного документа (в т.ч. дату и номер), на основании которого подготовленазапрашиваемая информация.

ПРИМЕР 3

Архивная выписка

Государственное учреждение «Реабилитационный центр

для граждан с ограниченными возможностями «Отклик»»

(ГУ «РЦ ГОВ ”Отклик”»)

ул. Ким, д. 5, г. Пенза, 123567

Тел. 8-495-456-45-69, факс 8-495-456-45-70

ОКПО 12345678 ОГРН1234567890123
ИНН/КПП 1234567890/123456789

АРХИВНАЯ ВЫПИСКА

Нижегородской области

г. Никольск

В связи спрофессиональным праздником – Днем социального работника, а также забезупречную работу и высокие достижения в труде

ПРИКАЗЫВАЮ:

2. Наградить Почетной грамотой Администрации Никольскогорайона Нижегородской области

Языкову Валентину Алексеевну – социального педагога ГУ«Реабилитационный центр для граждан с ограниченными возможностями ”Отклик”».

Глава администрации Н.А.Картошкин

Основание: оп. 3, д. 145, л. 203–205.

Архивариус Левачко А.В. Левачко

Есть еще один вариант подготовки ответа – изготовить выпискуиз архивного документа. Отличие от предыдущего образца только в оформлении«шапки» – к названию архивного документа добавляют слово «выписка». Например,название «ПРИКАЗ» заменяют на «ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА» (Пример 4).

ПРИМЕР 4

Фрагмент выписки из архивного документа

Администрация Никольского района

Нижегородской области

ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

г. Никольск

О награждении социальных работников

в связи с празднованием Дня социального работника

При наличии в начале подлинника документа общей части(преамбулы) ее воспроизводят полностью.

Начало и конец каждого извлечения, все пропуски в текстеархивного документа допускается обозначать многоточием.

В выписку переносят наименование должности и фамилию синициалами лица, подписавшего документ (непосредственно личная подпись будетотсутствовать).

Заверить выписку может работник архива. Для этого внизупоследнего листа делается надпись «Верно», ниже указывают должность, ставятличную подпись с расшифровкой фамилии, дату и заверяют печатью организации (см.Пример 3).

В многостраничной выписке можно заверить каждый листотдельно или скрепить листы нитью (металлической скобой) и пронумеровать их.Затем на место скрепления приклеивается небольшой листок бумаги с надписью вида«Прошито и пронумеровано 5 листов» с указанием должности заверяющего, подписи.Печать организации обычно захватывает часть наклейки.

Для направления по почте выписки обычно составляютсопроводительное письмо.

Архивная копия дословно воспроизводит текст архивногодокумента (например, это может быть копия, выполненная при помощикопировального аппарата). Ее необходимо заверить в порядке, аналогичномустановленному выше (см. Пример 3). На обороте копии следует проставитьархивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа.

Для направления изготовленной копии адресату обычнотребуется составить сопроводительное письмо.

Для обеспечения конфиденциальности информации архивные копииизготавливают, если оригинал документа содержит сведения только о человеке, на которогосделан запрос. В иных случаях составляют архивную справку или архивную выписку.

Если запрашиваемые сведения невозможно документальноподтвердить на основании имеющихся в архиве дел, то подготавливают отрицательныйответ. На официальном бланке организации сообщают адресату об отсутствии вдокументах архива запрашиваемой информации (Пример 5). Ответ также можетсодержать рекомендации об организации, в которую следует обратиться дляполучения интересующих сведений; запрос дополнительных сведений, необходимыхдля исполнения обращения; информацию о передаче архивных документов в другуюорганизацию, фактах утраты документов и т.д.

ПРИМЕР 5

Письмо-ответ

Открытое акционерное общество «Уралмебель»

(ОАО «Уралмебель»)

ул. Советская, д. 22, г. Челябинск, 123678

Тел. 8-495-555-45-70, факс 8-495-555-45-71

ОКПО 12345678 ОГРН1234567890123
ИНН/КПП 1234567890/123456789

Конокрадову Анатолию Евгеньевичу

ул. Московская, д. 32, кв. 4,

г. Челябинск, 123678

б/н от 04.09.2013

Об отсутствии сведений о доходах Конокрадова А.Е.

Сообщаем,что в документах архивного фонда ОАО «Уралмебель» сведения о начислениизаработной платы Конокрадову Анатолию Евгеньевичу за 1999–2006 гг. отсутствуют.

В 2006 г.предприятие, указанное в запросе, было ликвидировано. В результате проведенияликвидационных мероприятий документы были переданы на хранение в МУ «Городскойархив документов по личному составу». Рекомендуем Вам обратиться в данныйархив, расположенный по адресу: г. Челябинск, ул. Кривошапки, д. 145, тел. 8-495-854-63-78.

Заместитель генерального директора Каморников Т.А. Каморников

Удочкина Н.М.

Выдача личных документов

Особую группу запросов составляют обращения о выдачеподлинных личных документов. В учебных заведениях зачастую в личных делахстудентов остаются документы об образовании (аттестаты зрелости и др.), которыеони впоследствии запрашивают. Могут запрашивать трудовые книжки работников(например, невостребованные в связи со смертью работника) и другие личные документы,не полученные в свое время владельцами и находящиеся на хранении в архивеорганизации.

При наличии запроса допускается изъятие из архиваорганизации таких документов с разрешения руководителя организации и выдачавладельцам или их родственникам по предъявлении документа, удостоверяющеголичность, доверенным лицам нотариально заверенной доверенности. Подлинныеличные документы могут быть также высланы заявителю ценным письмом.

Отправка подготовленной информации

Все письма-ответы составляются в двух экземплярах, один изкоторых предназначен для отправки заявителю по почте после обязательнойрегистрации согласно принятому порядку ведения делопроизводства, другойпомещается в дело организации в соответствии с номенклатурой дел.

Заявитель может также получить ответ лично. При этом обычно получателя просят на экземпляре организации поставить роспись и дату.