Что собой представляет акт приема передачи дел при смене руководителя? Акт приема-передачи документов при смене директора, основания и порядок увольнения Прием документов от бывшего директора

Открыть документ в галерее:

Текст документа:

УТВЕРЖДАЮ(наименование организации) __________________________________ (председатель общего собрания либо органа, принявшего решение о смене директора, собственник имущества организации) __________ _____________________ (подпись) (расшифровка подписи) АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ __________ 20__ г. Акт приема-передачи дел при смене генерального директора (руководителяорганизации) составлен в соответствии с Законом Республики Беларусь от09.12.1992 N 2020-XII «О хозяйственных обществах«, п. 7 Инструкции поделопроизводству в государственных органах и организациях РеспубликиБеларусь, утвержденной постановлением Министерства юстиции РеспубликиБеларусь от 19.01.2009 N 4, ___________________________________________ (указываются__________________________________________________________________________, учредительные документы организации)должностной инструкцией руководителя ______________________________________ (наименование организации)от «_____»______________ 20____г. Акт приема-передачи документов и дел при смене генерального директора(руководителя) составлен комиссией (третьим лицом) ________________________ (Ф.И.О. лица, которому__________________________________________________________________________.поручено составление акта приема-передачи документов и дел руководителя) Председатель комиссии _________________________________________________ должность, инициалы, фамилия Члены комиссии: 1. ____________________________________________________________________ должность, инициалы, фамилия 2. ____________________________________________________________________ должность, инициалы, фамилия Присутствовали: 1. ____________________________________________________________________ должность, инициалы, фамилия 2. ____________________________________________________________________ должность, инициалы, фамилия 3. ____________________________________________________________________ должность, инициалы, фамилия Основание: смена генерального директора (руководителя) организации.Дата расторжения трудового (гражданско-правового) договора с генеральнымдиректором ____________________________________________________________: (наименование организации)»______» ________________ 20____г. Передаются: Учредительные документы организации: _________________________________. Печати и штампы организации. Передаются документы, содержащие сведения: 1. О расходах организации: ___________________________________________ 2. О задолженности организации, в том числе по кредитам и по уплатеналогов: __________________________________________________________________ 3. О состоянии документации по бухгалтерскому учету: _____________________________________________________________________________________________ 4. О банковских счетах организации: ______________________________________________________________________________________________________________ 5. Об условиях хранения и учета наличных денежных средств, ценныхбумаг: ____________________________________________________________________ 6. Об использовании фонда оплаты труда и иных фондов организации:___________________________________________________________________________ 7. О состоянии финансово-бюджетной, кассовой и штатной дисциплиныорганизации на основании данных по балансу на «______» ______________20____г.: _________________________________________________________________ 8. О заключенных договорах (контрактах, соглашениях): ____________________________________________________________________________________________ 9. О недвижимом имуществе, транспортных средствах организации ____________________________________________________________________________________ 10. О запасах сырья, готовой продукции, топлива (ГСМ), иныхтоварно-материальных ценностей ____________________________________________ 11. О результатах проведения последней инвентаризации товарно-материальных ценностей ____________________________________________________ 12. О результатах документальной ревизии: ________________________________________________________________________________________________________ 13. О техническом состоянии средств (фондов), средств техническогоконтроля, ПЭВМ: ___________________________________________________________ 14. О состоянии и подготовке кадров: _____________________________________________________________________________________________________________ 15. О юридических лицах, учрежденных организацией: _______________________________________________________________________________________________ 16. О филиалах и представительствах организации: _________________________________________________________________________________________________При приеме-сдаче дел были установлены следующие факты:1. Недостача денежных средств в сумме _____________________________________2. Отсутствие следующих документов ________________________________________3. Отсутствие следующих товарно-материальных ценностей ____________________4. Отсутствие следующих печатей и штампов _________________________________5. Недостатки в следующих документах ______________________________________Другие нарушения __________________________________________________________ Я, ___________________________________________________________________, (Ф.И.О. генерального директора, сдающего дела)не согласен со следующим положениями данного приемо-сдаточного акта: ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ (подпись генерального директора, сдающего дела) (инициалы, фамилия) Настоящий приемо-сдаточный акт составлен в двух экземплярах, один изкоторых представляется на утверждение _____________________________________ (председатель общего собрания либо__________________________________________________________________________, иного органа, принявшего решение о смене ген. директора, собственник имущества организации)а другой остается у передающего дела.Приложение: 1. ____________________________________________________________ 2. ____________________________________________________________Дела сдалГенеральный директор(руководитель организации),сдающий дела _________ _______________________ (подпись) (инициалы, фамилия)Дела принялГенеральный директор(руководитель организации),принимающий дела _________ ________________________ (подпись) (инициалы, фамилия)Составитель акта о приеме-сдачедел Генерального директора(руководителя) организации: _________ _______________________ (подпись) (инициалы, фамилия)Председатель комиссии _________ ________________________ (подпись) (инициалы, фамилия)Члены комиссии: _________ ________________________ (подпись) (инициалы, фамилия) _________ ________________________ (подпись) (инициалы, фамилия)Присутствующие лица:1. _________________________________________________________________ (должности, Ф.И.О., подписи)2. _________________________________________________________________ (должности, Ф.И.О., подписи)3. _________________________________________________________________ (должности, Ф.И.О., подписи)

При увольнении простого сотрудника организации как мы знаем, достаточно просто написать заявление по собственному желанию, отработать две недели и получить полный расчет с документами, касающимися трудовой деятельности на предприятии. Руководитель предприятия тоже человек, который может, как сам захотеть уйти с работы, так и быть уволен по решению собрания учредителя, единоличного собственника или приказу вышестоящих организаций. Кроме всех причин, оговоренных ст. 77 ТК РФ, когда директор может уволиться, законодатель в ст.278 ТК РФ рассматривает дополнительные основания, прекращения действия трудового договора с руководителем предприятия. На директора предприятия возложена ответственность за ведение бухгалтерского учета хозяйственной деятельности организации, которой он управляет. Руководитель является материально – ответственным лицом.

Акт приема-передачи документов при смене директора

Внимание

При оформлении доверенности указывается срок ее действия и передаваемые полномочия. Что делать, если меняются должностные лица При смене должностных лиц, когда есть протокол собрания учредителей, издан приказ, в первую очередь необходимо уведомить контролирующие органы (налоговую инспекцию) и банк, обслуживающий предприятие.

Для этого пишется нотариально заверенное заявление о том, что должностное лицо, имеющее право подписи меняется на основании приложенного документа. К заявлению прикладывают приказ об увольнении, решение владельца предприятия или протокол общего собрания акционеров.

Инфо

После этого издается приказ по предприятию о создании комиссии для проведения инвентаризации и приема – передачи документация от увольняющегося должностного лица. Если уже есть новый кандидат на освобождающуюся должность, дела передаются ему.

Акт приема передачи при смене директора образец

Согласно Приказу Министерства финансов РФ № 119н от 28.12.01 г., при смене материально ответственных лиц должна быть проведена инвентаризация. Поэтому, для того, чтобы уволиться необходимо, провести ряд процедур по передаче всех документов и материальных ценностей, которые находятся в его ведение.
Хотя, в законах о деятельности коммерческих организаций не оговаривается необходимость передачи дел, однако это не освобождает увольняемого руководителя документально оформить передачу дел. Директору до момента ухода с работы необходимо передать печать, документы, отчетность, материальные ценности, находящиеся в кабинете своему правопреемнику, либо лицу, назначенному по приказу.
Порядок передачи дел при смене руководства на законодательной основе определен только для бюджетных организаций.

Форма акта приема-передачи при смене руководителя архива

ИЗМЕНЕНИЕ И ПРЕКРАЩЕНИЕ ТРУДОВОГО ДОГОВОРА 10.1. Каждая из сторон настоящего трудового договора вправе ставить перед другой стороной вопрос о его дополнении или ином изменении трудового договора, которые по соглашению сторон оформляются дополнительным соглашением, являющимся неотъемлемой частью трудового договора. 10.2. Изменения и дополнения могут быть внесены в настоящий трудовой договор по соглашению сторон также в следующих случаях: а) при изменении законодательства РФ в части, затрагивающей права, обязанности и интересы сторон, а также при изменении локальных нормативных актов Работодателя; б) в других случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ.
10.3.

Инвентаризация при смене руководителя: понятие и процедура

• Передача дел
• Нормативная база
• Объекты инвентаризации
• Инвентаризационная комиссия
• Этапы работ
• Ответственность руководителя
  • Перемещение, восстановление, инвентаризация, выбытие, списание, передача, переоценка в программе 1С:

Начальник любой организации несет полную материальную ответственность. Потому инвентаризация при смене руководителя, которая проводится на дату передачи дел, – обязательный этап в процедуре передачи дел.

Передача дел Данная процедура законодательно не регламентирована. Форма ее свободная, но документальное ее оформление обязательно.

Непременно потребуется акт приемки-передачи, содержание которого будет определяться в зависимости от вида деятельности компании и ее величины, структуры и особенностей передаваемых дел.

Образец акта передачи дел при смене директора

Важно

В случае если средняя заработная плата работников основного персонала организации за календарный год увеличилась, то должностной оклад Работника по решению Работодателя может быть увеличен с 1 января года, следующего за календарным годом, в котором произошло увеличение средней заработной платы работников основного персонала организации. Размер увеличения должностного оклада Работника определяется Работодателем.

4.2. Выплаты компенсационного характера производятся Работнику в соответствии с законодательством РФ. 4.3. На основе показателей эффективности работы организации и условий стимулирования, установленных Работодателем, Работнику выплачиваются премии (ежеквартальные, ежегодные) в размере, определяемом Работодателем, за счет средств, предусмотренных на оплату труда работников организации. 4.4.

Как осуществить передачу дел при смене руководителя?

Все остальные предприятия, любых видов собственности определяют это самостоятельно, разрабатывая специальное положение или издав соответствующий приказ. В конечном итоге оформляется акт приема-передачи дел от увольняющегося директора вновь назначенному, или уполномоченному представителю предприятия. Лица с правом подписи Согласно Приказу № 34н Минфина РФ от 29.07.1998 года, вся документация, которая непосредственно связана с осуществлением денежных операций, в обязательном порядке должна быть завизирована руководителем предприятия (директором) и главным бухгалтером, либо уполномоченными лицами (обычно заместители). Подпись должностного лица является неотъемлемым реквизитом любого официального документа, тем более, когда речь идет о денежных средствах. Не всегда руководитель и главный бухгалтер могут поставить подпись собственноручно.

Акт приема передачи дел при смене директора образец

Также нужно удостовериться в наличии и корректности учета материально-производственных запасов, не принадлежащих компании, но находящихся у нее на учете, то есть полученные:

• на ответственное хранение;
• в аренду;
• на переработку.

Проверке подлежит и не учтенное по тем или иным причинам имущество, остатки по всем счетам. Инвентаризационная комиссия Инвентаризация при смене руководителя проводится инвентаризационной комиссией. Подобный орган должен быть на каждом предприятии. Ее состав утверждается в начале каждого года руководством компании специальным приказом, распоряжением, постановлением (рекомендована форма № ИНВ-22). Членами инвентаризационной комиссии могут быть бухгалтера, внутренние и внешние аудиторы, специалисты иных служб. Если предполагается большой объем работ, создается рабочая инвентаризационная комиссия.

Акт приема передачи имущества при смене руководителя образец

В присутствии: увольняемого директора предприятия Мальцева И.А., вновь назначенного директора предприятия Волкова И.Р. составила настоящий Акт о том, что Мальцев И. А. передал, а Волков И.Р. принял документацию, находящуюся у директора.

При приеме – передаче дел установлено: Мальцева И. А. передал, а Волков И.Р. принял:

1. Оригиналы учредительных документов (10 л.);
2. Оригиналы банковских документов (10 л.);
3. Оригиналы свидетельств о праве собственности, договоры (59л.);
4. Оригиналы лицензий (5л.);
5. Печать организации (1шт.);
6. Штамп (1шт.);
7. Бланки (500 экз.);
8. Ключи от кабинета, сейфа (4шт.);
9. Оргтехника (1 компьютер).

Примечания: Председатель комиссии: подпись Беляева И.П. Члены комиссии: подпись Шевелева И.А. подпись Дубров П.Н. Присутствовали: подпись Мальцев И. А. подпись Волков И.Р. Печать предприятия.
Обеспечивать выполнение всех плановых показателей деятельности организации. 2.3.12. Соблюдать действующие в организации Правила трудового распорядка. 2.3.13.

Своевременно информировать Работодателя о начале проведения проверок деятельности организации контрольными и правоохранительными органами и их результатах, а также о случаях привлечения сотрудников организации к уголовной ответственности. 2.3.14. При расторжении настоящего трудового договора осуществлять передачу дел организации вновь назначенному руководителю организации.

2.3.15. В случае изменения персональных данных представлять соответствующие документы Работодателю. 2.3.16. Выполнять иные обязанности, предусмотренные законодательством РФ и уставом организации. Работник обязан выполнять другие обязанности, предусмотренные трудовым законодательством РФ, настоящим трудовым договором и должностной инструкцией. Популярные вопросы 3.

Акт приёма-передачи имущества при смене руководителя образец простой

При выявленных существенных нарушениях к ответственности не может быть привлечен вновь назначенный руководитель или главный бухгалтер. По закону отвечать будет директор, во время руководства которого были допущены нарушения.

Акт приёма-передачи документов: образец Акт приема – передачи дел при смене должностных лиц условно делится на три части. 1. Вводная часть. В ней указывается место и время, когда проводится процесс передачи документации.

Полное название предприятия (организации, учреждения, фирмы, сообщества). Фамилия, имя, отчество, учредителя или председателя комиссии, и ее членов с наименованием занимаемых должностей.

Описательная часть. Здесь перечисляются все документы, которые передаются с указанием количества листов каждого вида документа. 3. Заключительная часть. Содержит указание всех выявленных недочетов, нарушений, перечисление недостающих документов.

Смена руководителя компании (директора, генерального директора и т.д.) — процедура, требующая особого внимания. Недочеты в ее проведении могут обернуться для компании серьезными проблемами, вплоть до фактической парализации деятельности. О практических шагах, которые необходимо предпринять при смене руководителя для обеспечения полной и беспроблемной передачи дел новому руководителю, и пойдет речь в нашем материале.

Процедура смены руководителя компании включает следующие аспекты:

юридические аспекты, связанные с правильным оформлением прекращения полномочий текущего руководителя и назначения нового руководителя компании (шаги 1 и 4 в табл. 1);

трудовые аспекты, связанные с соблюдением трудового законодательства при смене руководителя компании (шаг 2 в табл. 1);

фактические аспекты, то есть аспекты, связанные с действиями по фактической передаче дел новому руководителю (шаги 3, 5-7 в табл. 1).

Таблица 1. Общая процедура смены руководителя компании

Всю процедуру смены руководителя компании можно условно разделить на следующие шаги

Принятие решения о смене руководителя.

Соблюдение формальностей трудового законодательства: расторжение трудового договора с текущим руководителем, заключение трудового договора с новым руководителем, оформление приказа и т.д.

Передача новому руководителю документов и материальных ценностей компании.

Регистрация изменений в ЕГРЮЛ.

Уведомление банка о смене руководителя.

Уведомление контрагентов о смене руководителя.

Отзыв доверенностей, выданных предыдущим руководителем.

*Разделение на шаги условное. Например, шаги 5-7 могут выполняться параллельно и независимо друг от друга.

В данной статье мы заострим внимание на фактической передаче дел новому руководителю. Здесь не нужно забывать о том, что ошибки, допущенные при совершении юридических процедур, а такжесвязанныхе с соблюдением трудового законодательства, могут привести к восстановлению уволенного директора в должности.

Важно убедиться в том, что решение о прекращении полномочий текущего директора и назначении на должность нового директора принято органом, уполномоченным на принятие подобных решений в соответствии с уставом компании. Принятие решения о смене руководителя компании может быть отнесено уставом к компетенции общего собрания участников (акционеров) или совета директоров (наблюдательного совета). Таким образом, необходимо обратиться к уставу для уточнения уполномоченного органа.

В зависимости от положений устава для принятия решения о смене руководителя необходимо созвать общее собрание участников или совет директоров (наблюдательный совет) и провести заседание. При этом важно соблюсти правила созыва собрания и проведения такого заседания.

В решении уполномоченного органа (общего собрания участников/акционеров, совета директоров) необходимо как минимум отразить два вопроса:

вопрос о прекращении полномочий текущего руководителя компании;

вопрос о назначении нового руководителя.

Обратите внимание, что согласно п. 3 ст. 67.1 ГК РФ принятие решения и состав присутствующих участников общества с ограниченной ответственностью должны подтверждаться путем нотариального удостоверения, если иной способ принятия решений не предусмотрен уставом или решением собрания, принятым единогласно.

Несоблюдение порядка созыва и принятия решения уполномоченного уставом органа (общее собрание участников, совет директоров (наблюдательный совет)) может являться основанием для оспаривания решения, принятого на таком собрании, и, как следствие, восстановления уволенного руководителя в должности (см., например, апелляционные определения Верховного суда Республики Коми от 15.02.2016 по делу № 33-1009/2016, Санкт-Петербургского городского суда от 09.02.2016 № 33-97/2016 по делу № 2-2555/2015, постановление АС Волго-Вятского округа от 01.04.2015 № Ф01-474/2015 по делу № А82-653/2014).

Признание решения о назначении нового руководителя недействительным может привести к еще одному неблагоприятному последствию — к признанию недействительными сделок, заключенных неуполномоченным лицом (см., например, постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 26.04.2011 по делу № А63-7298/2010).

При смене руководителя компании важно соблюсти и требования трудового законодательства. Нарушение процедуры увольнения также может привести к восстановлению бывшего директора на работе (см., например, Апелляционное определение Московского областного суда от 24.08.2016 по делу № 33-23178/2016).

Передача документов и материальных ценностей новому руководителю

Список документов, которые общество должно хранить и предоставить своим участникам (акционерам) по запросу, содержится в федеральных законах (ст. 50 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» — для ООО и ст. 89 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» — для акционерных обществ).

Пункт 3 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» предписывает обеспечить передачу документов бухгалтерского учета при смене руководителя организации. При этом порядок передачи документов определяется организацией самостоятельно.

Таким образом, российское законодательство не конкретизирует способ передачи документов новому руководителю, а также не фиксирует, какие конкретно документы и в какие сроки нужно передать. Подобные пробелы влекут за собой риск возникновения споров с уволенным директором.

Если уволенный директор не передал документы новому директору, общество или его участники могут обратиться в суд с требованием обязать уволенного директора осуществить передачу. Суды, как правило, удовлетворяют такие требования (см., например, постановления АС Московского округа от 30.03.2016 № Ф05-3291/2016 по делу № А40-116676/2015, Волго-Вятского округа от 23.03.2017 № Ф01-6412/2016 по делу № А28-4308/2016, Дальневосточного округа от 18.05.2017 № Ф03-1567/2017 по делу № А73-10124/2016).

Чтобы облегчить процесс доказывания в суде того, что документы действительно были переданы директору, а также минимизировать риски, связанные с возникновением споров с директором, вопрос оформления передачи документов новому директору стоит решить еще до его назначения.

Во-первых, рекомендуем пересмотреть положения локальных нормативных актов компании. В локальном нормативном акте (например, в Положении о директоре) необходимо определить и зафиксировать перечень документов, материальных ценностей и иных вещей (печать, ключи от офиса, сейфа и т.д.), которые директор должен хранить. Важно при приеме на работу ознакомить директора с данным локальным нормативным актом под подпись в силу ст. 68 ТК РФ.

Другим вариантом является фиксация данных условий непосредственно в трудовом договоре с директором. При этом необходимо убедиться, что директор расписался в получении одного экземпляра трудового договора.

Далее в локальном нормативном акте или в трудовом договоре с директором рекомендуется прописать процедуру, а также сроки передачи документов и прочих ценностей новому директору. Кроме того, необходимо зафиксировать обязанность директора передать документы и ценности новому директору по акту приема-передачи.

Соответственно, фактическая передача документов и материальных ценностей должна происходить по акту приема-передачи, где стороны (увольняющийся директор и новый директор) зафиксируют перечень передаваемых документов и ценностей, а также дату передачи. Данный акт позволит разграничить ответственность старого и нового директоров и будет являться необходимым подспорьем в доказательной базе компании, если какие-то документы или ценности не были переданы.

Таким образом, для обеспечения передачи документов и материальных ценностей новому руководителю рекомендуется еще до назначения директора:

определить и зафиксировать в локальном нормативном акте или трудовом договоре перечень документов, материальных ценностей и иных вещей (печать, ключи от офиса, сейфа и т.д.), которые директор должен хранить;

передать директору документы, материальные ценности и прочие вещи по акту приема-передачи, чтобы зафиксировать фактическую передачу;

прописать в локальном нормативном акте или трудовом договоре порядок и сроки передачи документов, материальных ценностей и прочих вещей новому директору.

Если документы или ценности или их часть все же не были переданы новому директору, истребовать их можно через суд. Кроме того, если действия или бездействие бывшего директора, не исполнившего свою обязанность по передаче документов и ценностей, повлекли убытки для компании, такие убытки можно взыскать с него (согласно подп. 4 п. 2 постановления Пленума ВАС РФ от 30.07.2013 № 62 «О некоторых вопросах возмещения убытков лицами, входящими в состав органов юридического лица» недобросовестность действий (бездействия) директора считается доказанной, в частности, когда директор после прекращения своих полномочий удерживает и уклоняется от передачи юридическому лицу документов, касающихся обстоятельств, повлекших неблагоприятные последствия для юридического лица).

Уведомление банка о смене руководителя

Помимо фактической передачи документов и ценностей новому руководителю, необходимо позаботиться о своевременном уведомлении банка, в котором у компании открыт счет, о смене руководителя. Иначе компания рискует денежными средствами, так как у прежнего руководителя останется доступ к счетам компании.

Список документов, которые при этом необходимо подать в банк, рекомендуется уточнить заранее.

Как правило, это следующие документы:

решение уполномоченного органа о смене директора;

приказ о вступлении нового директора в должность;

лист записи, подтверждающий внесение изменений в ЕГРЮЛ;

карточка с образцами подписей для управления счетами.

После регистрации изменений, связанных со сменой директора, в ЕГРЮЛ рекомендуется уведомить обслуживающий банк о произошедших изменениях.

Уведомление контрагентов о смене руководителя

Важно это сделать не только в случаях, когда в самом договоре с контрагентом прописана обязанность компании уведомлять о смене руководителя, но и в иных случаях для исключения злоупотреблений со стороны бывшего директора.

Контрагентам обычно направляется уведомление о смене директора за подписью нового директора с приложением документов, подтверждающих вступление в должность (приказ о назначении, выписка из ЕГРЮЛ).

Следует иметь в виду, что уведомить о смене руководителя компании рекомендуется не только контрагентов, но и организации (объединения), членом которых является компания (например, ассоциации). Устав организации может предусматривать обязанность членов уведомлять уполномоченный орган организации о смене директора.

Отзыв доверенностей, выданных предыдущим руководителем

Доверенности не прекращают автоматически своего действия после смены руководителя компании. Поэтому после вступления в должность нового директора рекомендуется проверить по журналу учета доверенностей, какие доверенности следует отменить.

Исходя из положений ст. 188 и 189 ГК РФ и практического опыта, рекомендуем предпринять следующие шаги для прекращения действия действующих доверенностей компании:

издать от имени директора приказ об отмене (прекращении действия) доверенностей с указанием реквизитов соответствующих доверенностей, а также имени поверенного либо об отмене всех доверенностей, выданных компанией (если конкретные сведения о доверенности отсутствуют), при этом ознакомить с этим приказом (под подпись) всех известных поверенных (включая работников компании);

средствами почтовой связи направить упомянутый выше приказ об отмене (прекращении действия) доверенностей письмом с уведомлением и описью вложения в адрес поверенных, которых не удалось по тем или иным причинами ознакомить с соответствующим приказом под подпись;

направить приказ об отмене (прекращении действия) доверенностей в наиболее важные (с точки зрения хозяйственной деятельности, текущих целей и задач компании) публичные органы (включая суды, арбитражные суды, третейские суды), организации, известным физическим лицам, которые могут полагаться на действительность выданной ранее компанией доверенности (то есть третьим лицам, для представительства перед которыми выдана или может быть использована доверенность); и

сделать публикацию об отмене (прекращении действия) доверенностей в официальном издании, в котором публикуются сведения о банкротстве (в настоящее время в соответствии с распоряжением Правительства РФ от 21.07.2008 № 1049-р это газета «Коммерсантъ»). В таком случае подпись на заявлении об отмене доверенности должна быть нотариально засвидетельствована. Третьи лица считаются извещенными об отмене доверенности по истечении месяца с момента публикации, если они не были извещены об отмене доверенности ранее (абз. 3 п. 1 ст. 189 ГК РФ).

Кроме того, на основании ст. 188 и 189 ГК РФ отменить доверенность можно и в нотариальной форме — сведения об отмене доверенности, в том числе совершенной в простой письменной форме, нотариус внесет в специальный реестр, ведение которого осуществляется в электронной форме (реестр доступен по ссылке: reestr-dover.ru/revocations). Преимущество этого способа заключается в том, что, если третьи лица не были извещены об отмене доверенности ранее, они считаются извещенными о совершенной в нотариальной форме отмене доверенности уже на следующий день после внесения сведений об этом в реестр нотариальных действий.

Таким образом, для обеспечения полной передачи дел новому директору необходимо подготовиться заранее.

Таблица 2. Действия для обеспечения передачи полномочий новому директору

Действие

ДЕЙСТВИЯ ДО СМЕНЫ ДИРЕКТОРА

Проанализировать локальные нормативные акты/трудовой договор с директором, внести необходимые изменения

• перечислить документы и ценности, которые должен хранить директор;
• описать процедуру и сроки передачи документов и ценностей новому директору

Передать директору документы и ценности по акту

• указать дату передачи

ДЕЙСТВИЯ ПРИ ПЕРЕДАЧЕ И ПОСЛЕ ПЕРЕДАЧИ ПОЛНОМОЧИЙ НОВОМУ ДИРЕКТОРУ

Передать новому директору документы и ценности по акту

• зафиксировать в акте фактическую передачу документов и ценностей директору;
• указать дату передачи

Уведомить банк о смене директора

• заранее уточнить в банке список документов, необходимых для уведомления;
• уведомить банк, оформить новую карточку подписей

Уведомить контрагентов и организации, членом которых является компания, о смене директора

• направить уведомление в свободной форме с приложением документов, подтверждающих смену директора;
• соблюсти сроки и процедуру уведомления, указанные в договоре (если такие сроки и процедура указаны)

Отозвать доверенности, выданные предыдущим директором

• проверить журнал выданных доверенностей;
• издать приказ об отмене доверенностей;
• уведомить поверенных об отмене доверенностей;
• уведомить лиц, которые могут полагаться на отмененные доверенности, об отмене доверенностей;
• сделать публикацию об отмене доверенностей

Это сложная процедура, которая состоит из нескольких этапов. Одним из этапов этой процедуры является передача дел новому руководству организации.

Требование о передаче дел от прежнего руководителя новому на федеральном уровне содержится только в Законе «О банках и банковской деятельности» № 395-1 от 02.12.1990 г. В данном законе сказано: «При освобождении от должности единоличный исполнительный орган кредитной организации обязан передать имущество и документы кредитной организации лицу из числа ее руководителей».

Основные правила работы архивов организаций от 06.02.2002 г. содержат требование о передаче дел при смене руководителя архива (п. 10.5 Основных правил). Законы, регулирующие деятельность основных видов коммерческих организаций (ОАО, ООО) такие требования не содержат.

Тем не менее, это не освобождает руководителя от документального оформления передачи дел при освобождении занимаемой должности.

Методические указания по учету материально – производственных запасов, утв. Приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н устанавливают обязательность проведения инвентаризации при смене материально ответственных лиц (п. 22 Методических указаний). Руководитель организации является материально ответственным лицом. Поэтому передачу дел целесообразно проводить по результатам .

Процедура передачи дел при смене руководителя законодательно не определена. Поэтому передача дел осуществляется в произвольной, но письменной форме. В настоящее время установилась практика оформления актов приемки – передачи. Содержание акта приемки – передачи определяется структурой и характером передаваемых дел, видом деятельности, масштабом организации. В любом случае акт должен быть предельно детализованным. В частности, по акту будут передаваться документы, которые хранятся непосредственно у руководителя:

• оригиналы учредительных документов;
• оригиналы банковских документов;
• оригиналы документов, подтверждающих права организации на имущество (свидетельства о праве собственности, договоры);
• оригиналы лицензий;
• печать организации, штампы, факсимиле, бланки;
• ключи, в том числе от сейфов, банковских ячеек, кабинетов;
• техника, ценные вещи, находящиеся в пользовании руководителя;
• контакты деловых партнеров и пр.

В акте может быть описано состояние конкретных дел/проектов, которые находились в непосредственном исполнении руководителя, на момент оставления должности; условия хранения документов, ценных вещей.

Акт приемки передачи является двусторонним документом. На нем проставляются подписи руководителя, оставляющего должность и руководителя, вступающего в должность. Акт приемки – передачи составляется в двух подлинных экземплярах.

Для оформления такого акта может формироваться комиссия из уполномоченных работников организации, что обусловлено важностью процедуры. Все остальные действия зависят от усмотрения сторон. Акт может дополняться и протоколами осмотра, документами фото съемки и пр.

10.09.2019

Процедура по передаче дел является неизбежной при увольнении сотрудников всех рангов: от рядовых работников – до руководителей и кадровиков.

К сожалению, эта процедура редко проходит мирно, без взаимных претензий и обид.

В подобном конфликте бывают задействованы две стороны: лицо, что принимает дела, и лицо, которое их передаёт.

Чаще всего, как показывает практика, сотрудники выражают недовольство не самим фактом передачи дел, а исключительно тем, как этот процесс организован.

Как нужно действовать, каков план и порядок проведения процедуры, необходима ли разработка положения о передаче?

Обязан ли работник передавать дела?

Определимся с целью процедуры передачи дел. Цель заключается в том, что увольняющееся лицо, таким образом, ставит в известность окружающих бывших коллег относительно состояния рабочих дел на момент своего увольнения.

Таким образом, сотрудник как бы осуществляет отчёт о работе и параллельно даёт свои небезосновательные рекомендации, поручения и задания лицу, назначенному в качестве своего преемника.

Сотрудник, покидающий руководящую должность, несущий материальную имущественную ответственность, передает своему приемнику:

• правовую базу;
• документальную базу;
• материальную базу.

Важно! По закону (ч.1, ст. № 192 ТК РФ), процедура по передаче дел не является обязательной.

Но в том случае, если имеется трудовое соглашение, предусматривающее данную процедуру, то её игнорирование расценивается как дисциплинарный проступок.

Большинство руководителей включают в трудовое соглашение пункт, обязующий, в случае увольнения, осуществить передачу дел.

Но, следует признать во внимание, что данный пункт относится к покидающей компанию стороне и поэтому не имеет особого смысла.

Образец Плана

Российское законодательство не предусматривает процедуру под названием «Передача дел при увольнении».

Но работник, занимающий ответственную административную или материальную должность, должен всё же осуществить этот процесс. По переданным делам руководитель сможет судить об их состоянии.

Не забывайте! Обязательства сотрудников регулируются лишь условиями трудового соглашения (или трудовой инструкцией), согласно ст. ТК РФ.

Увольнительный процесс включает в себя следующие этапы:

1. Написание сотрудником заявления об увольнении.
2. Издание приказа от лица руководства относительно назначения проведения инвентаризации дел и имущество, выданного уходящему сотруднику.
3. Осуществление процесса инвентаризации.
4. Сравнение полученных по факту проверки результатов с изначальными данными.
5. Осуществление передачи дел либо уполномоченному лицу, либо новому сотруднику.
6. Одобрение и подписание акта приёма–передачи.
7. Окончательный расчёт с уходящим работником.

Для удобства может быть создан документальный вариант плана передачи дел, при этом в него можно включить:

Скачать образец плана передачи дел при увольнении сотрудника – .

Нужно ли разработать Положение?

Ответ на этот вопрос однозначно положительный, несмотря на то, что процесс передачи дел – это, по сути, формальность, которой в компании следуют не всегда.

Но при этом имеется перечень ключевых должностей, в отношении увольнения которых требуется официальное распоряжение (приказ) и план передачи дел:

Имейте в виду! При увольнении такого сотрудника, в компании издаётся . Этот приказ, в не зависимости от должности, должен быть оформлен строго до дня расторжения трудового соглашения.

После расторжения, бывший сотрудник не обязан будет посещать своё прежнее место работы и тратить личное время на чужие дела.

В универсальном образце приказа о передаче дел должны содержаться:

• Дата и место составления.
• Основания для издания приказа.
• Указание должности, ФИО ответственных лиц.
• Прочие важные моменты.
• В конце – виза руководителя и печать.

Скачать образец приказа о передаче дел при уходе с работы – .

Порядок процедуры при уходе директора

Увольнение руководителя – это поэтапная процедура, ключевой составляющей которой является передача дел новому руководству.

За правовую основу процедуры можно принять один документ – это Закон 1990 г. «О банках и банковской деятельности» № 395 – 1.

Гендиректор (руководитель) компании – это лицо, несущее материальную ответственность.

Поэтому перед осуществлением передачи дел следует сделать имущественную инвентаризацию.

В 2019 году требуется составление акта приёмки–передачи.

Важно! Акт приёмки – передачи должен быть максимально детализирован.

По данному акту осуществляется ревизия передачи подлинников следующих документов:

• учредительной документации;
• банковской документации;
• документов, подтверждающих права компании на владение имуществом;
• лицензионный пакет и другая разрешительная документация.

Примите к сведению! В соответствии с проведённой описью, которая прикрепляется к акту приёмки – передачи, новый руководитель принимает из рук прежнего: штампы и печати, ключи от сейфов и ячеек банка, ценности компании, предметы техники и всю контактную информацию по партнёрам.

Процедура по составлению акта должна осуществляться специальной комиссией. В неё входят сотрудники компании, занимающие ответственные должности.

При расторжении договора с главным бухгалтером

Главный бухгалтер несёт колоссальную меру ответственности, поэтому закон регламентирует процесс передачи бухгалтерских дел от уходящего специалиста – к новому.

Начиная с 2011 года, согласно закону ФЗ РФ «О бухгалтерском учёте» № 402 , бухгалтер должен вести учёт и формировать всю финансовую отчётность.

При увольнении разумно предположить, что он детально осуществит передачу всех дел своему преемнику на основании . Но в 2019 году требовать этого от бухгалтера работодатель не имеет права.

Поэтому зачастую используют один верный и проверенный способ: принимают на период отработки прежнего специалиста помощника. Это помощник, находясь рядом с бухгалтером, вникая во все дела, автоматически принимает их.

Если увольняется МОЛ

Приказ руководства об увольнении материально ответственного сотрудника служит причиной для проведения ревизии. Процесс ревизии заключает в себе следующие действия:

Процедура передачи имущественных ценностей от предыдущего сотрудника – новому должна сопровождаться актом приёма – передачи. Акт визируется двумя сторонами:

• Уходящим сотрудником.
• Новым сотрудником.

Имейте в виду! После того, как будет завизирован акт, договор с предыдущим сотрудником о его материальной ответственности утрачивает всяческую силу, и ответственность переходит к новому специалисту.

Осуществить передачу ценного имущества следует в течение 14 дней – за время отработки. Держать и не отпускать сотрудника, желающего уволиться, даже при сохранении ему оклада, считается незаконным.

Выводы

Напомним, главное, о чём нельзя забывать: заставлять осуществлять передачу дел сотрудника после окончания его рабочего дня либо уже после непосредственного увольнения является незаконным.

По этой причине, распорядиться относительно приёма – передачи документальной базы необходимо заранее, без привязки к дате выхода на работу нового сотрудника.

Также следует помнить о том, что невозможно требовать обязательного участия в процедуре передачи будущего работника в том случае, если трудовой договор с ним ещё не заключён.

Закон позволяет принять сотрудника на временной основе на освободившуюся должность, но, обязательно предупредив его, что он должен принимать участие в процедуре приёма-передачи дел.

Что делать в нередкой ситуации, когда сотрудник увольняется, не передавая никому своих дел?

Закон не регламентирует данную ситуацию и не предусматривает никаких санкций. Единственно разумный вариант действий – это составление описи всех оставленных документов и материальных ценностей, имеющихся на момент прихода нового работника.