Учет расчетов по платежным картам. Расчеты платежными картами

В современных условиях все более распространенным становится использование в расчетах платежных карт. Их используют не только для собственных нужд, но и для оплаты товаров, услуг организации. В последнем случае оформляются корпоративные карты. О том, как отразить в учете расчеты с использованием платежных карт у организации продавца и покупателя, а также о механизме их использования рассказывает В.В. Патров, Санкт-Петербургский государственный университет. Материал об отражении этих операций в «1С:Бухгалтерии» версий 8 и 7.7 подготовлен Е.В. Барышниковой (консультантом).

Платежные карты и механизм их использования

Платежная карта — персонифицированное платежное средство, предназначенное для безналичных расчетов за товары (работы, услуги), а также для получения наличных денег в банках и банкоматах.

Порядок выпуска платежных карт и проведения операций с ними регулируется Положением об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт, утвержденным письмом Центрального банка РФ от 24.12.2004 № 226-П.

В расчетах с использованием платежных карт обычно участвуют следующие стороны.

1. Банк-эмитент — банк, который занимается эмиссией карт и их распространением. В России используются карты различных платежных систем, как зарубежных (VISA, Master Card, Eurocard и др.), так и отечественных.
2. Держатель карты — лицо, имеющее право совершать операции по карте. Ими могут быть как физические лица, которым выдаются личные (персональные) карты, так и юридические, которым выдаются корпоративные карты.
   По персональным картам физические лица рассчитываются за товары, работы и услуги, приобретаемые для собственных нужд.
   По корпоративным картам могут оплачиваться командировочные расходы, товары, работы и услуги для нужд организации. Конкретные сотрудники организации, которые являются держателями корпоративных карт, должны быть перечислены в договоре организации с банком. При этом число держателей карты не ограничивается.
3. Банк-агент (расчетный банк), осуществляющий расчеты между сторонами. Крупные эмитенты карт для этих целей создают процессинговые центры, которые, как правило, работают круглосуточно.
4. Продавцы товаров, работ, услуг — магазины, рестораны, гостиницы и т. п.

Платежные карты могут быть расчетные (дебетовые) и кредитные. По расчетным (дебетовым) картам операции совершаются в пределах определенного лимита, по кредитным картам — в размерах предоставленной кредитной линии. Лимиты расходования денежных средств и размеры кредитных линий устанавливаются банком-эмитентом. Выданный банком клиенту кредит в дальнейшем должен быть погашен или безналичным путем, или наличными деньгами. Держатель карты получает доступ к своему карточному счету посредством PIN-кода, который присваивается клиенту банком.

Счет, с которого будут осуществляться расчеты, может быть открыт в рублях или иностранной валюте, однако движение средств по счету отражается только в рублях. Пересчет иностранной валюты в рубли или наоборот осуществляется банком по своему внутреннему курсу, который, как правило, не совпадает с курсом Центрального банка РФ.

Момент получения денег от покупателя, расплатившегося картой, зависит от организации расчетов. Если ККМ продавца подключена к персональному компьютеру, который связан с терминалом процессингового центра, то деньги на счет продавца поступают в день продажи. Если ККМ не связан с электронной платежной системой, то деньги на счет продавца поступают через несколько дней после продажи товаров.

Учет расчетов с использованием платежных карт у продавца

Правовой основой системы расчетов платежными картами является договор эквайринга*, по которому банк устанавливает у продавца оборудование для работы с картами, обучает персонал торговой организации, обеспечивает материально-техническое обслуживание. К договору обычно прилагается инструкция о порядке обслуживания держателей карт, в частности, порядок авторизации карт**.

Примечание:
* Эквайринг — предоставление банком клиенту возможности рассчитываться с покупателем за товары и услуги с помощью платежных карт.
** Авторизация карт — разрешение банка на проведение операций с использованием платежных карт (по телефону, коммуникационным сетям и т. п.).

Продавец уплачивает банку определенную сумму за проведение расчетов с использованием платежных карт. Эта сумма называется «торговая уступка», которая списывается на расходы продавца.

Основные записи по учету продажи товаров с использованием платежных карт см. в табл. 1. Банк может сумму торговой уступки удержать из выручки продавца. В этом случае отпадает необходимость в записи 6.

Таблица 1.

Учет расчетов с использованием платежных карт у организации продавца

Учет расчетов с использованием платежных карт у организации-покупателя

Организация-покупатель для приобретения платежной карты представляет в банк заявление, где, в частности, указывает тип карты, вид и сумму валюты, вносимой на специальный карточный счет (СКС), имя и паспортные данные будущих пользователей карты и т. п.

Банк за услуги, оказываемые организации за открытие СКС и ведение операций по нему, взимает вознаграждение.

СКС может быть открыт за счет собственных средств организации и (или) за счет банковского кредита. После открытия СКС банк выдает организации корпоративную карту.Работник организации при расчетах картой за товары, работы и услуги получает от продавца документы, подтверждающие расходы (товарные чеки, накладные и др.). На основании этих документов работник составляет авансовый отчет, после проверки которого бухгалтер списывает по назначению израсходованные суммы.

Банк, обслуживающий расчеты по карте, представляет организации выписки из СКС, на основании которых с этого счета списываются израсходованные денежные средства.Основные записи по учету расчетов с использованием платежных карт у организации-покупателя см. в табл. 2.

Таблица 2.

Учет расчетов с использованием платежных карт у организации покупателя

Номер записи

Факт хозяйственной жизни

Корреспонденция счетов

Открытие СКС за счет:
а) собственных средств

55
субсчет «СКС»

б) кредитов банка

55
субсчет «СКС»

Списание израсходованных сумм
(на основании авансового отчета)

Списание денежных средств с СКС
(на основании выписок банка)

55
субсчет «СКС»

Отражение операций с картами в «1С:Бухгалтерии 8»

Рассмотрим на примере порядок учета продажи и приобретения товаров с использованием платежных карт в «1С:Бухгалтерии 8».

Пример

6 мая 2007 года организация ООО «Белая акация» продала покупателю кондиционеры в количестве 20 штук на общую стоимость 295 000 рублей (в т. ч. НДС — 45 000 рублей). Расчет за проданный товар осуществлен покупателем с использованием платежной карты.

Отражение операций у организации-продавца

Для отражения реализации товара в программе «1С:Бухгалтерия 8» используется документ «Реализация товаров и услуг» (главное меню «Основная деятельность» -> «Продажа» -> «Реализация товаров и услуг»).

При создании документа необходимо выбрать вид операции — продажа, комиссия.

Заполнение табличной части документа осуществляется на закладке «Товары» (см. рис. 1).

Рис. 1

Для автоматической подстановки в документ бухгалтерских и налоговых счетов и формирования соответствующих проводок необходимо выполнить настройку в следующих регистрах:

• регистр сведений «Счета учета номенклатуры»;
• регистр сведений «Счета учета расчетов с контрагентами»;
• регистр сведений «Соответствие счетов БУ и НУ»;

На закладке «Счета учета расчетов» в документе заполняются «Счет учета расчетов с контрагентом» и «Счет учета расчетов по авансам». Эти счета заполняются (в соответствии с заданными в регистре сведений «Счета учета расчетов с контрагентами») значениями по умолчанию для каждого контрагента. При необходимости пользователь может изменить корреспонденцию счетов.

Настройка счетов учета с контрагентами приведена на рис. 2.

Рис. 2

При проведении данный документ сформирует проводки:

Дебет 90.02.1 Кредит 41.01 — списана себестоимость проданных товаров; Дебет 76.06 Кредит 90.01.1 — отражена выручка от реализации товара; Дебет 90.03 Кредит 68.02 — начислен НДС.

Оплата от покупателя за проданный товар регистрируется документом «Платежное поручение входящее» (главное меню «Банк и касса» — «Платежное поручение входящее»), который при проведении формирует проводку по отражению оплаты за товар:

Дебет 51 Кредит 76.06 — на сумму поступивших денежных средств.

Для отражения расчетов с банком необходимо воспользоваться документом «Поступление товаров и услуг» (главное меню «Основная деятельность» -> «Покупка» -> «Поступление товаров и услуг»). Заполнение табличной части документа осуществляется на закладке «Услуги» (см. рис. 3)

Рис. 3

Дебет 91.02 Кредит 76.06 — на сумму начисленной банку торговой уступки; Дебет 19.04 Кредит 76.06 — на сумму НДС по оказанным банком услугам.

Перечисление денежных средств банку отражается документом «Платежное поручение исходящее» (главное меню «Основная деятельность» -> «Платежное поручение исходящее»), который при проведении формирует проводку:

Дебет 76.06 Кредит 51 — на сумму перечисляемых банку средств.

Для анализа данных операций по продаже товара можно воспользоваться стандартными отчетами «Оборотно-сальдовая ведомость по счету», «Анализ счета», «Карточка счета» и др.

Отражение операций у организации-покупателя

Учет движения денежных средств с использованием корпоративных платежных карт осуществляется на счете 55.04 «Прочие специальные счета». Открытие специального карточного счета может быть выполнено за счет собственных рублевых, валютных средств организации, а также за счет кредита банка. В данном примере, мы рассмотрим порядок открытия специального карточного счета (СКС) за счет собственных рублевых средств организации.

Перечисление денежных средств на специальный карточный счет (СКС) отражается документом «Платежное поручение исходящее» (главное меню «Банк и касса» -> «Платежное поручение исходящее»). На панели инструментов данного документа по кнопке «Операция» необходимо выбрать «Перевод на другой счет организации». Порядок заполнения платежного поручения представлен на рис. 4.

Рис. 4

При проведении документ формирует проводки:

Дебет 55.04 Кредит 51 — на сумму перечисляемых денежных средств.

Приобретение товара сотрудником организации-покупателя отражается документом «Авансовый отчет» (главное меню «Банк и касса» -> «Авансовый отчет»). Заполнение табличной части документа выполняется на закладке «Товары».

При проведении документ формирует проводки:

Дебет 41.01 Кредит 71.01 — на сумму поступивших товаров; Дебет 19.03 Кредит 71.01 — на сумму НДС по оприходованным материальным ценностям.

Списание денежных средств со счета СКС осуществляется документом «Платежное поручение исходящее» (главное меню «Банк и касса» -> «Платежное поручение исходящее»). По кнопке «Операция» на панели инструментов данного документа необходимо выбрать «Прочее списание денежных средств». При заполнении документа указать «Счет учета» — 55.04 «Прочие специальные счета». В реквизите «Счет, аналитика бухгалтерского учета» указать — 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами».

При проведении документ формирует проводки:

Дебет 71.01 Кредит 55.04 — на сумму списанных денежных средств.

Отражение операций с картами в «1С:Бухгалтерии 7.7»

В «1С:Бухгалтерии 7.7» для отражения операций продажи товаров у организации-продавца с применением платежных карт используется следующий порядок:

• для отражения факта продажи товара — документ «Отгрузка товаров, продукции» (главное меню «Документы» -> «Учет товаров, реализации»);
• получение денег от покупателя, перечисление денежных средств банку — документ «Выписка» (главное меню «Документы» -> «Выписка»);
• отражение начисления банку торговой уступки — документ «Акт об оказании услуг сторонней организацией» (главное меню «Документы» -> «Общего назначения»).

Для отражения операций покупки товаров у организации-покупателя с применением платежных карт используются следующие документы:

• для отражения открытия счета СКС (специального карточного счета) — документ «Выписка» (главное меню «Документы» -> «Выписка»), в табличной части документа в поле «Корр.счет» указать 55.04 «Прочие спец. счета в руб.»;
• приобретение товара у поставщика — документ «Авансовый отчет» (главное меню «Документы» -> «Авансовый отчет»), «Счет-фактура полученный» (вводится в режиме «Ввод на основании» документа «Авансовый отчет»);
• для отражения списания денежных средств со счета СКС используется ручная операция или документ «Бухгалтерская справка».

Для получения платежной карты клиент заключает договор с банком на открытие карточного счета и его обслуживание. Платежные карты могут быть расчетными и кредитными. Банк, который выпускает (выдает клиенту) платежную карту, называется банком-эмитентом этой карты.
При оформлении расчетной карты клиент вносит денежные средства на свой карточный счет. Расчеты этой картой могут осуществляться только в пределах расходного лимита, установленного банком. Этот лимит устанавливается в пределах собственных средств клиента на его карточном счете. Если сумма покупки превысит остаток средств клиента на его карточном счете, то в покупке ему будет отказано.
Есть виды расчетных карт, по которым банк устанавливает расходный лимит в пределах собственных средств клиента плюс кредит банка на определенную сумму и определенный срок (как правило, не более 1-го месяца). При расчетах такой картой недостаток собственных средств покрывается за счет заемных средств банка (овердрафта).
Кредитная карта предоставляет клиенту банка кредит на оговоренную договором сумму. В пределах этой суммы клиент может делать покупки.
Расчеты между банком и торговой организацией, принимающей платежи от покупателей по банковским картам, осуществляются на основе договора эквайринга. Банк-эквайрер производит расчеты с организациями торговли по операциям, совершаемым с использованием платежных карт, держатели которых не являются клиентами данного банка. Одновременно банк-эквайрер может выпускать (эмитировать) собственные платежные карты.
В договоре необходимо предусмотреть: порядок авторизации карт; обеспечение магазина необходимым техническим оборудованием; условия расчетов за товары; порядок зачисления выручки на расчетный счет магазина;
комиссионные (торговая уступка), плата за аренду оборудования, пр.
Согласно пункту 6 Положения о ККТ № 470 при расчетах платежными картами ККТ должна обеспечить печать не только кассового чека, но и документа, подтверждающего факт расчета с использованием платежной карты. Этот документ называют слипом.
Требования к реквизитам такого документа (слипа) содержатся в пункте 3.3 Положения об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт, утвержденного ЦБ РФ 24.12.2004 г. № 266-П. Этими реквизитами являются: идентификатор электронного терминала или другого технического средства, предназначенного для совершения операций с использованием платежных карт; вид операции; дата совершения операции; сумма операции; валюта операции; сумма комиссии (если имеет место); код авторизации; реквизиты платежной карты.
Слип составляют, как правило, в 3-х экземплярах: первый вручается покупателю, второй сдается инкассатору для передачи в банк, третий передают в бухгалтерию с отчетом кассира.
Необходимое количество экземпляров устанавливается договором банка с торговой организацией. Слип подписывает покупатель. Продавец обязан сличить подпись покупателя с образцом его подписи на банковской карте.
Сроки инкассации слипов устанавливаются договором между банком и торговой организацией. Слипы передают инкассатору по реестру. Реестр составляют в двух экземплярах. Один экземпляр реестра передают инкассатору, второй экземпляр с распиской инкассатора передается в бухгалтерию торговой организации.
Если торговая организация использует электронный терминал, то в момент совершения операции по оплате товаров формируется электронный документ о проведенной операции, который регистрируется в электронном журнале. Электронным журналом называется документ или совокупность документов в электронной форме, сформированные
за определенный период времени при совершении операций с использованием электронного терминала. На бумажном носителе оформляется квитанция терминала. Каждая из сторон совершенной операции получает экземпляр такой квитанции.
После получения от торговой организации реестра слипов или электронного журнала банк зачисляет на счет организации денежные средства за проданные товары.
Положение о ККТ № 470 также требует, чтобы устройство для считывания информации с платежных карт входило в состав ККТ или обеспечивало ввод в нее информации о проведенном расчете с использованием платежной карты.
Расчеты с использованием карт могут быть двух видов: расчеты с применением импринтера: делается оттиск с карты на слип. Слип является документом, который подтверждает проведение операций с использованием банковской карты. Для подтверждения сделки слип передают в банк, где решается вопрос о действительности платежа; расчеты с применением POS-терминалов: информация считывается с магнитной полосы банковской карты. POS-терминал запрашивает по коммуникационным сетям в банке подтверждение на авторизацию платежа и выдает слип после его получения. При авторизации карты с помощью терминала ее владелец, как правило, набирает pin-код, известный только ему. Данные о банковской карте и сумме платежа передаются в банк для проверки состояния карточного счета клиента. Если остаток средств или условия овердрафта позволяют произвести расчет за покупки (выполнить транзакцию), то запрашиваемая сумма блокируется на счете. Затем генерируется код авторизации, который передается в торговую точку. При нехватке средств на счете клиента генерируется код отказа, который также передается в магазин.
Платежи с помощью банковских карт являются безналичными. Поэтому выручку от продажи товаров по банковским картам следует «пробивать» отдельно. Например, в ККТ можно создать отдел «Банковские карты». Тогда в Z-отчете наличные и безналичные платежи будут отражаться раздельно.
В журнале кассира-операциониста формы КМ-4 безналичную выручку показывают в графах 12-13 «Оплачено по документам». При сда
че в конце смены денежной наличности в главную кассу приходный кассовый ордер на безналичную выручку оформлять не надо.
Бухгалтерский учет торговой выручки, полученной по платежным картам, рассмотрен в подразделе 8.4.13.